大学基建档案管理实施细则模版 .docx

大学基建档案管理实施细则 基建档案是指我校基建项目从规划、设计、施工、竣工及维修过程中产生的，具有保存价值的文字、图表及配套声像、计算资料，还包括学校的总体规划及各种建筑物的总平面图。基建档案必须实行集中统一管理，由基建处和档案馆共同负责基建档案工作的业务指导、监督和检查。 第一条 基建档案归档范围及保管期限 （一）基建档案归档范围 1、土地征用拆迁阶段：上级有关土地征用、拆迁方面的批准文件；校区土地面积总图、实用面积总图、平面图、地形图；国有土地使用证；国有土地使用权申请材料；征地红线图、拆迁、补偿协议书；总体规划设计阶段形成的材料，如总体规划可行性研究报告、总体规划设计方案、总体规划设计评价、鉴定及审批、总体规划图等。 2、基建材料：项目建议书及上级批复；可行性研究报告、资源调查报告、项目评估材料；设计任务书及计划任务书；地质勘察方面的所有材料；地形、地貌控制点建筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录、招投标文件。 3、设计阶段：总体规划设计、初步设计、技术设计及施工图设计；设计评价、鉴定及审批材料。 4、施工阶段：承包合同、协议书、招投标、租赁文件；施工执照、产权证书； 施工预算书；开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、计划、安全措施及工艺等；原材料及构件出厂证明、质量鉴定书；建筑材料试验报告、土、岩石试验报告、基础工程施工图； 隐蔽工程验收记录；设计变更、工程更改洽商单；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告；设备及管线安装施工过程中产生的相关文件；电气、仪表安装施工过程中产生的相关文件。 5、竣工验收阶段：整个项目的竣工验收报告；平面图、结构图、水、电、气、通风等竣工图纸；质量审查材料；竣工验收会议决议文件；工程概算、预算、决算；工程主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产。 6、房屋使用维护阶段：公有房屋所有权证、公有房屋使用权证房屋维修、改建、扩建过程中形成的材料,如房屋分布图；水电图、管道图等。 （二）基建档案保管期限 基建档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由基建处负责确定，档案馆只接收永久、长期保管的基建档案。 第二条 基建档案归档时间 基建档案在项目竣工后3个月内归档。 第三条 基建档案（纸质）归档整理要求 （一）根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 （二）文字材料排列正件在前、附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别、序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。 （三）编写卷内顺序号：用阿拉伯数字从1起单页依次标注。 （四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中标清图样的图号、文件的文号，基建文件标题的全称、张次，备考表要标明案卷内文件材料、图纸的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 （五）拆除文件材料和表格的金属钉，并用线绳沿文件材料的左侧装订，图纸一律按A4的尺寸进行折叠，图标外露。 归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。 第四条 基建档案归档移交手续 （一）基建部门向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。 （二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。 （三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。