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探讨 EXCEL电子表格的使用 广西贺州市八步区信都二中 苏洁琼关键词： Excel 表格 使用 摘要：探讨 Excel的使用技巧，包括在表格中快速输入相同文本，快速输入特殊符号，快速显示单元格中的公式，巧妙输入常用数据，自动切换 输入法，自动调整小数点，对 Excel中“记忆式输入 ”的使用，在 Excel 中利用“自动更正 ”方式实现快速输入，快速删除空行。 论文创新点：使用 Excel办公软件的方法与技巧 在工作当中用电子表格来处理数据将会非常迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中， Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐， Excel 也成了广泛使用的办公软件。那么怎么样才能更好地利用好这个功能强大的办公软件呢？这其中，就存在着很好的技巧，在此，我想就 Excel的使用技巧进行简单的探讨： 第一 谈快速输入相同文本。 在 Excel电子表中，有时候，后面需要输入 的文本内容，在前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的 “Ctrl+C、” “ Ctrl+X、“”Ctrl+V）的”方法来完成输入 : 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如 “有限公司 ”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然 后用 “填充柄 ”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一 列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你， 你只要直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同， 直接按下 “Ctrl＋D（或 R）”键就可以完成输入， 1 其中 “Ctrl+D是”向下填充， “Ctrl+R是”向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下 “Ctrl+Enter键即”可。 第二谈快速输入特殊符号。有时候，我们在一张工作表中要多次输入 同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※） ，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如 X，注意 :不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击 “编辑 →替换 ”命令，打开 “替换”对话框（），在“查找内容 ”下面的方框中输入代替的字母 “X，”在“替换为 ” 下面的方框中输入 “※”，将“单元格匹配 ”前面的钩去掉 （否则会无法替换），然后按 “替换 ”按钮一个一个替换， 也可以按 “全部替换 ”按钮，一次性全部替换完毕。 第三谈快速显示单元格中的公式。如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠 标左键单击 “工具 ”菜单，选取 “选项 ”命令，出现 “选项 ”对话框，单击 “视图 ” 选项卡，接着设置 “窗口选项 ”栏下的 “公式 ”项有效，单击 “确定 ”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再 设置 “窗口选项 ”栏下的 “公式 ”项失效即可。 第四谈巧妙输入常用数据。有时我们需要输入一些数据，如单位职工 名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好 “职工姓名序列 ”，以后输入就快多了。 具体方法如下 :将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击 “工具 →选项 ”命令打开 “选项 ”对话框，选 “自定 2 义序列 ”标签（），先后按 “导入 ”、“确定 ”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名） ，用 “填充柄 ”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。 第五谈自动切换输入法。 在“数据有效性”对话框中， 除了“设置”、“输入信息”、“出错警告”三个选项卡外，还有一个“输入法模式”选 项卡，这个选项卡是用来自动控制切换中、英文输入的设置选项卡，这也可以说是“有效性”问题。 我们在编辑制作 Excel表格时，有的列（行）需要输入中文，有的列（行）需要输入英文，如果在数据输入的过程中，手动反复切换输入法，显然既 麻烦，又容易出错，肯定会大大影响输入的效率。这时候，我们就让 “输入法模式 ”选项卡来帮我们自动切换。 1．选中需要输入中文的列（行） 。 2．打开 “数据有效性 ”对话框，切换到 “输入法模式 ”选项卡中。 3．单击 “模式 ”右边的下拉按钮， 在随后出现的下拉列表中， 选择 “打开 ” 选项，单击 “确定 ”返回，如下图所示。 3 4．在关闭中文输入法状态下，切换到输入中文的单元格中时，软件会自动打开中文输入法；切换到输入英文（包含数值）单元格中时，软件会自动关闭中文输入法，非常方便。 第 六谈自动调整小数点。 如果你有一大批小