会议组织培训6月中旬.ppt

会议组织培训 分享者:李平芝 2014年6月 Keep on walking 前言 从2011年7月到2011年11月,新员工入职1个月,我的职责中涉及 组织会议、联系会议室、写会议纪要等; 此次我与大家分享一下会议组织的相关内容,2014年中个人工 作组织会议挺少,有不妥之处,还请在座的个人指正哈; 我把这些整理成今天的培训,主题是 会议组织培训 Keep on walking 介绍: 每天进步一点点, 你的未来由你把握 学习经历 工作经历: 大学就读于河北经 1、在云南昭通的 贸大学,数学与应 私企实习财务 用数学专业 2、会计师事务所 研究生毕业于西南 的审计 财经大学,运筹学 3、毕业后就业保 与企业管理专业 定长安客车制造有 限公司 年的工作经历,经历了很多坎坷,但是在面对这些坎坷时,自己的应对 逐步成熟化,逐步的接受这些社会的潜规则,逐步的领悟到:提升自己的 竞争力才是硬道理; Keep on walking 第一章会议信息传递 第二章准备会议的资料 第三章现场的安排 第四章注意事项 Keep on walking 第一章会议信息传递 第二章准备会议的资料 第三章现场的安排 第四章注意事项 Keep on walking 第一节会议前期筹备 组织会议的法宝 视频会议培训材料 掌握各个会议室的电话 ·要学会在网络上建立视频临时会议 视频 公司各个部门的通讯录,小号、手机 通讯录·公司各单位的组织架构,人员的上下级关系 会议主持人、时间、主题、会议材料 会议信息·会议议程必须明确 Keep on walking 第一节会议前期筹备= 会议通知的方式概述 会议信息沟通好后,发会议邀请通知、或电话通知、或两者兼备 例行会议和临时会议选择不同的通知方式 通知的方式 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议,例行会议 口头:小型的、小范围的会议,临时会议 内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等 注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知做不好,那就是大事了(哦,是某某部门没有通知到呀 NOTIC 所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本 及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头! Keep on walking 第一章会议信息传递 第二章准备会议的资料 第三章现场的安排 第四章注意事项 Keep on walking 第一节准备会议需要的资料 设立接待处,一般在进场入门处, 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 议日程安排表 铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表) 签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。 横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作) Keep on walking 第二节会议的日程:中型以上的会议 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁? 4、发奖人是谁? 定要书面的第一、第 儿u 时间…某某作什么某某做什么 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托 讲话人:总经理或其他分管领导主持 另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、 修改、上报……直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等 如有发言人必须要挑选、必须与其上级主管沟通、推荐后,我们再排查 排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁 发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核—稿件必须要 审核!