高速公路工程资料及组卷指南.pdf

第一章 编制与管理要求 第一节 资料的管理 当今世界信息、能源、材料已成为人类社会的三大资源， 档案信息资源是科学决策的基础。随着科学技术的发展，人们 越来越认识到档案信息在经济建设和社会发展中的重要作用。 对于公路工程建设项目来说，工程的规划、实施及建成后运营 等各项工作都离不开档案信息。从决策过程看，无论是项目的 提出、方案的论证和立项都必须充分收集各方面的资料，通过 分析、推理找出事物运动的内在规律，预见事物发展变化趋势， 确定目标。其次，在决策实施过程中，必然会遇到大量的不确 定的随机因素，这就需要通过信息反馈，及时对决策进行修正、 控制和调整，从而使决策获得最佳效果。决策执行过程终结后， 还需要凭借各方面的信息验证系统效益和总结经验教训。由此 可见，决策之前、决策过程中和决策之后都离不开信息。 公路工程建设期间形成的资料，反映的是项目建设的客观 状况和规律的信息，它包括文字、图表和音像等表达形式。由 于公路工程项目建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成的 资料繁杂，必须及时进行收集、整理归档，以便更好地为项目 建设决策服务，为项目建成后的运营服务。为完成这项任务， 公路工程建设单位（业主）、勘察设计单位、施工和监理单位对 项目建设期间形成资料的收集、整理归档工作，应纳入工程建 设管理之中，制订编制与管理办法，建立管理网络，并配备专 1 职管理人员。使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到“边 施工、边整理”，达到工程完成竣工资料编制完成的目的。 一、制订办法，规范资料的编制与管理 多数工程竣工资料的整理常常落后于主体工程的进度，这 主要因为：一是业主、监理和施工单位平时不重视资料的管理， 往往在工程临近结束时才开始整理；二是各单位平时的档案管 理基本上沿用了文书档案管理模式，工程临近结束时集中整理 较为困难；三是工程实施过程中专业化施工队伍调动频繁，一 旦缺少资料不易整理齐全；四是工程技术人员、档案管理人员 对相互的业务不熟悉，内业资料整理过程中返工现象经常出现。 为了避免上述问题的产生，业主应在项目立项后就着手制订资 料的编制与管理办法，办法制订的越详细，操作性也就越强， 才能达到竣工资料编制规范齐全的要求。在办法中应对竣工资 料的归档内容、编制要求，资料收集整理的责任单位做出详细 的规定（见附表 1-1 《竣工资料编制内容及分工一览表》）。使 各参建单位一开始就清楚在资料的编制与管理方面自己应做 哪些工作，如何去做。 本书的目的就是想提供一套公路工程建设项目资料的编 制与管理办法，以达到竣工资料标准统一，完整、准确、系统 的目的。 二、建立资料管理网络 从项目立项开始，业主就应成立以项目法人代表为主的资 2 料管理领导小组。随着工程进展，将设计、施工和监理单位本 项目负责人也纳入领导小组之内。各单位并配备专职档案管理 人员，具体负责资料的收集、整理和归档工作。特别是施工阶 段，时间跨度大、形成的资料多，在施工队、班组中也应设兼 职资料管理员，使资料管理形成网络。 在项目实施过程中，领导小组要履行事前指导、中间检查、 最后把关的职责。对一些好的做法和经验及时进行推广、交流， 互相取长补短，使建立起的管理网络处于积极的工作状态，使 工作水平不断提高。 三、组织专题培训，提高资料管理人员的业务素质 在项目实施过程中，虽然制订了编制与管理办法，但由于 从事资料管理的人员业务水平不一，对管理办法的规定、要求 认识也不一致。甚至有些人员从未参与过竣工资料的编制工作， 对如何组卷、装订，总觉得“形象”不起来，无从下手。在开工 之初必须对资料管理人员进行培训，结合实物对资料的编制内 容、要求进行讲解，使管理人员明白如何做，为什么这样做， 只有资料管理人员业务水平提高了，才能更好地做好资料的编 制与管理工作。 四、建立临时档案室 临时档案室技术管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则， 切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物，防火、防盗、照 明管理和档案保管状况检查等方面的工作。建立健全管理制度， 3 并设专人管理。