管理沟通课讲义第七章笔头沟通技能上课讲义.pdfVIP

通过学习本章，您将了解 1． 笔头沟通的重要性。 2 ． 笔头沟通的基本原则。 3 ． 笔头沟通的写作过程。 4 ． 报告的类型 5 ． 报告的基本结构 6 ． 简历的基本要素。 7． 简历写作的基本技巧。 1.1 笔头沟通的重要性 我们都是先学会说话，然后再学习写作。也许正因为如此，许多管理者说 的要比写的多。不过，写作是一种通过文字形式达成沟通的重要方式。写作又 称为 书面语言 ，书面语言的形式多种多样，包括报纸、杂志、书籍、信件、 报告、标语、电子邮件、传真、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知等。 无论是内部沟通还是外部沟通，一个组织时刻离不开写作。组织内部和外 部沟通的公文示例见表 7.1 和 7.2 。 表 7.1 组织内部沟通的公文 表 7.2 组织外部沟通的公文 1.2 笔头沟通要则 写作中要把握的一些基本原则，可以概括为 4C，即正确（ Correct ）、清晰 （Clear ）、完整（ Complete ）、简洁（ Concise）。 1. 正确 （Correct ）。正确是写作的首要原则，也就是说，写出的文章材料 要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握， 在写作前一定要下一番功夫，明了写作的意图，正确地传递想要传达的信息， 从而实现有效沟通。 文章的正确性还取决于表述上的准确性，而这又由以下诸多因素来决定。 （1）表述方式上，要符合文章样式的需要，如叙述要讲求事实概括，说明 要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。 （2）文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑，如使用概念要 明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰 如其分，推理要符合事物内部的固有规律， 避免牵强与武断。 （3）文字书写上要符合一定的标准，如 用左及右横排书写，简化字要符合规范，不 随意自造，使用数字要规范，正确使用标点 符号。 写作 不正确 ，是一个通病，表现在观 点不正确，逻辑混乱，或没能用适当的语言 文字来表达，有时候是连自己也不知道要表 达什么，这都使得沟通变得很困难。 2．清晰 在正确表达的基础上，应该力求清晰，清晰的文章能引起读者的兴趣，更 能使读者正确领会作者的含义。要做到清晰，除了上面提到的选用符合文章的 样式之外，还应该注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等， 尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果 是手写，则不能太潦草，这不仅影响读者的阅读，甚至还会影响到文章的正确 性，在后面 行文与格式 中对此还有专门讲述。 3．完整 写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地表达想要表达 的思想、观点，完整地描述事实， 完整 是写作的一个要则。在电话或是当面 交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的， 在写作时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。 4．简洁 简洁 似乎与 完整 是一对矛盾，这其实是一个 度 的把握问题， 完整 是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸 上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一字进行评估， 把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。 上述的四项是写作中的最基本原则，为了达到良好的沟通效果，写作时做 到正确、清晰、做到既完整又简洁，同时也需要其他的一些原则，比如： 创新 ，没有创新的文章往往不是好文章。另外的标准比如：生动活泼。生动会使沟 通的效果大大增强，其他方面也还有一些注意点，比如注意读者对象，根据读 者需要，根据当时的情形来写作，尽量不对一个读者群使用另一个读者群中的 行话，使得读者接受文章，从而达到作者的意图。 根据玛丽·蒙特的