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“样板参照法”——项目管理团队建设的有效工具 陈书勤  1、项目管理团队建设的概念和重要意义 项目管理团队及其建设的基本概念 项目管理团队是指本着共同的目标、为了保障项目的有效协调实施而建 立起来的管理组织，一般由项目经理和团队成员组成。 项目管理团队建设就是指将肩负项目管理使命的团队成员按照特定的模式组织起来，协调一致，以实现预期项目目标的持续不断的过程。项目管理团队建设一般要依次经历初创期、磨合期、规范期、成熟期和解散期等 5 个阶段， 基本上与项目的生命周期相同步。 项目管理团队建设是项目经理和项目管理团队成员的共同职责，团队建设过程中应创造一种开放和自信的气氛，使全体团队成员有统一感和使命感。实践证明，团队成员的社会化将会促进团队建设，而且团队成员之间相互了解越深入，团队建设就越出色。项目经理要确保团队成员间保持相互交流沟通，并为促进团队成员间的社会化创造条件。团队成员也要主动地创造条件加强沟通和融合。 项目管理团队的基本行动准则 项目管理团队应坚持以下基本行动准则，实践证明，这些都是保证项目成功的关键，即： （1）以客户为中心；（2）具有明确的目标；（3）加强指导训诫；（4）建立公认的约束条件；（5）形成相互交流沟通和召开有效会议的习惯；（6）保证职责分明、分工明确、责任清晰；（7）强化决策机制；（8）健全问题处理机制； （9）及时高效地反馈信息；（10）注重工作流程重塑；（11）加强学习、与时俱进、持续发展。 项目管理团队建设的重要意义 通过项目管理团队建设就是要创造一个良好的氛围与环境，使整个项目管理团队都为实现共同的项目目标而努力奋斗。通过项目管理团队建设能够： 使团队成员确立起明确的共同目标，增强吸引力、感召力和战斗 力； 做到合理分工与协作，使每个成员明确自己的角色、权力、任务 和职责，以及与其他成员之间的相互关系； 建立高度的凝聚力，使团队成员积极热情地为项目成功付出必要的时间和努力； 加强团队成员之间的相互信任，促使成员间相互关心，彼此认同； 实现成员间有效的沟通，形成开放、坦诚的沟通气氛。2、“样板参照法（BenchmarkingMethod）”的基本原理1）“样板参照法（BenchmarkingMethod）”的基本概念 “样板参照法”的概念可溯源至 20 世纪 70 年代末至 80 年代初，当时美国的施乐复印机公司发现日本理光、佳能等新兴办公自动化产品公司所出产的同功能产品的价格远低于施乐产品，迫使施乐原先在全球近 85％的市场占有率骤降至 30％以下。在行业竞争调研中，施乐公司没有简单地以压低原材料及产品价格来解决问题，而是派出精干的考察团去日本探访取经，试图通过对日本厂商从原材料供应到生产制造的全过程的了解，找到一个“参照点”，以明确自己的差距，进而制定切实有效的整改方案。施乐通过“样板参照”活动，使质量问题减少了 2／3，制造成本降低了l／2，生产周期缩短了 2／3，劳动生产率提高了近 50%。从根本上改变了被动的局面。这种由施乐公司率先采用并迅速风靡全球的绩效改善优化活动就是“样板参照法（BenchmarkingMethod）”。 因此，“样板参照法（BenchmarkingMethod）”就是通过对本行业中的领先团队的最佳绩效和最优经营管理进行探究，并以之为仿效的标准或参照，通过资料收集、分析比较、跟踪学习等一系列的规范化的程序，改进绩效，最终赶超竞争对手，成为市场中的领先者的一种系统化的学习方法与流程。运用“样本参照法”进行的活动称为“样本参照”。 “样板参照法”是适用于项目管理团队建设的最佳学习方法 在世界进入知识经济时代的今天，创建学习型组织已成为组织生存和持续发展的迫切需要。对于项目管理团队组织来讲，也同样需要与时俱进，加强理论和实践双方面的学习。 团队学习是提高团队成员互相配合、整体搭配与实现共同目标的能力的学习活动及其过程。通过不断学习使团队整体产生出色的成果，个别成员成长的速度也比其他的学习方式更快。当需要深思复杂的问题时，团队必须学习如何浓缩出高于个人智慧的团队智慧；当需要具有创新性而又协调一致的行动时，团队能创造出一种“运作上的默契”。使团队成员既有自我发挥的空间，又能互相配合、协调一致。在理论学习方面，团队常用“真诚交谈”与“讨论”这两种不同的团队交谈方式。 毋庸置疑，除了理论学习之外，通过实践进行学习也是一项极其重要的团队素质修炼，从某种意义上来讲甚至重于理论学习，而“样板参照法”正是一 种适合于项目管理团队建设的通过实践进行学习的最佳方法，从前述可知，虽然该法最早应用于组织的学习，但是实践证明项目管理团队采用此法也同样会极大地提高其竞争力，有助于项目的顺利完成。 “样板参照”的基本分类 按“样板参照”对象所处的领域将其划分为内部、竞争、行业以及最优等 4 种类型