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- 2020-12-20 发布于山东
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董事会召开准备工作注意事项
一、董事会资料准备工作
、会议通知（内部董事、外部董事、参会领导）
、董事会资料的准备和印制工作（确定时间，确定人）
、串联词
、签到表
、宣读人分工表
、宣读人资料：每个宣读议案人另备一份宣读资料
、会议记录
、会议决议
、日程
二、 通知
1 、外部人员 ( 外部董事、监事、证监局等 ) 的通知和接待。
、内部通知在外部通知发出后，尽快以书面形式发出。
、在开会前一天再电话通知一下， 确认内部董事是否参会及外部董事的行程安排。
、非正式列席人员开会前一天口头通知。
、开会前一天通知新闻媒体及调研室摄影。
、开会前准备好个参会主要人员联系电话（手机、办公室及家），以备当天使用。
三、会议现场
、为每个宣读人准备好宣读材料。
2 、会场布置（会标、桌牌、鲜花） 。
、现场设置签到席、确定签到人员，提前半小时签到和确认领导到会情况。
、准备好需签字的全部文件（决议、记录、确认书、声明等），专人负责。
、会议结束后，收集整理好全部文件。
、现场人员分工。
四、其他注意事项
、重要会议通知领导穿正装。
、通知及书面材料中领导的职务称呼要统一标准。
、关联交易回避表决时， 关联董事为除外部董事的所有董
事。
4 、开会前安排好车辆接送领导（从集团到股份） ，专人负
责，电梯前有专人等候。
、会前接待，确认外部董事到会时间，安排好车辆接待，房间安排，注意多安排
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