现代办公事务处理 办公室电话的接听与拨打 第三节 接打电话与邮件处理.pptxVIP

汇报人：俞伟倩、陈梦媛 与 处 理 邮 件 目录 CONTENT 拨打电话 01 接听电话 02 处理邮件 03 拨打电话 01 秘书拨打电话的基本流程 秘书拨打电话的要点 秘书拨打电话的基本流程 准备好谈话提纲与必要的文件材料、纸与笔 准备拨出对方号码 自报家门，简明扼要有条理地通话 自报家门，请其帮忙让你找要找的人接电话 对方接听 打给对方秘书，秘书将电话转给其领导 代上司打电话 上级、尊者 他人接听 在 不在 留言： （1）留下姓名电话，请对方回电 （2）告知简要内容，请帮忙转达 询问何时再，方便时再打电话 最后，用礼貌语结束谈话，轻轻挂上话筒 对方未讲话前，将电话转给领导 如果对方已经讲话，则致歉，请对方稍等 （1）打电话前的准备和过程 （2）当对方接听电话时先问好 （3）对方不在时留言方要告知转达者简要的内容 （4）电话中断，有打电话的一方再打并表示歉意 （5）代领导拨打电话 （6）如需领导回电，领导回来后应尽快回复 （7）提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人 （8）与忙人长谈前应询问对方是否方便 （9）不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊 （10）通话中需要对方等候应说请稍等好吗 （11）秘书代领导传达不利消息时，必须立即行动 （12）秘书传达领导的信息要有分寸 （13）打出电话对方无人接听等铃声响六七遍挂电话 （14）不要让打电话的人苦等 （15）最后结束谈话 秘书拨打电话的要点 接听电话 02 秘书接听电话的基本流程 秘书接听电话的要点 01 02 03 04 秘书接听电话的流程 拿起话筒，先说出自己单位的名称，活自己的姓名，使对方确认是答对了号码。左手持话筒，右手准备记下对方留言。 电话铃响两遍立即接起 （1）留心确认对方的目的，不遗漏要点 （2）领导在会议或面谈中，如有紧急电话，可用便条对方来电目的传递给领导 （3）如领导不能立即接听，回复对方要片刻才能回复，请他回电 （4）领导不在时，如对方要求留言，则需问清留言内容、是否要回电、电话号码、回电给谁、联络对象，将内容反复一遍以便确定并报上姓名。 （5）对方问领导电话、地址时确认对方身份 （6）如找领导的人是他的朋友或有业务关系，秘书不应该妄攀交情，畅谈一番。 接到打给领导的电话 秘书接听电话的要点 两个电话同时响起接听要点 电话结束时，以结束语致歉 处理邮件 03 邮件的收取、分拣、拆分与转交 邮件的回复 邮件的收取、分拣、拆分与转交 03 04 邮件的拆封 有些文件需要秘书拆封后交给领导或有关部门处理 邮件的转交 （1）交给领导 （2）得到领导授权秘书对信件进行评注 （3）转交他人 邮件的收取、分拣、拆分与转交 信件回复 电子邮件的回复 传真的回复 2009 2011 2013 2015 2017 邮件的回复 感谢聆听 批评指导 汇报人：俞伟倩、陈梦媛