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母子公司管控体系制度汇编之 中捷股份公司 下属子公司 会议管理制度 服务单位 : 上海华彩管理咨询有限公司 中捷股份会议管理制度 目录 第一章 总 则 1 第二章 会议通知 1 第三章 会前准备 2 第四章 会议议程 3 第五章 会议纪要 3 第六章 会议考勤 4 第七章 会场秩序与礼仪 4 第八章 保密事项 5 第九章 违纪处理 5 第十章 监督检查 5 第十一章 附则 6 中捷股份会议管理制度 第一章 总 则 第一条 为及时研讨处理中捷股份公司（下称“公司” ）在生产和经营中 存在的问题，明确工作的方向、提高工作效率、协调各部门之间的工作、保证企 业决策贯彻到位，特制定本制度。 第二条 本规定适用于中捷股份公司各种类型的会议。 第三条 会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行，避免开 冗会。 第二章 会议召集与通知 第四条 会议按不同级别和性质采用不同的召集办法： （一）公司或子公司董事会议按相关公司章程的规定召集。 会议由董事出席、 监事列席，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。 会议一般由董事 长主持，也可由董事长委托副董事长或其他董事主持。 会议由董事会秘书负责组 织落实会议通知、准备和记录； （二）公司总经理办公会议由总经理决定召集或副总经理提议召集。公司总 经理、副总经理、职能中心总经理出席， 其他人员可根据会议议程由总经理指定 出席或列席。会议一般由总经理主持， 也可由总经理委托副总经理或某职能中心 经理主持。会议由总经理办秘书负责会议通知、 准备和记录。 分子公司层面的总 经理办公会议按照同样的模式执行； -1- 中捷股份会议管理制度 （三）公司职能中心或分子公司职能部门内部工作会议由本职能中心经理 / 部门经理召集并确定出席及列席人选，中心经理 / 部门经理指定内部专人负责会 议通知、准备和记录。 第五条 会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人 （出席 / 列席），需准备资料以及通知方法和途径。 重要会议应以书面通知的方法 传达。 第六条 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消， 会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。 第三章 会前准备 第七条 会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、有 准备的发言、对会议进程的预测和对策。 第八条 会议召集者就议题准备充分的资料和信息， 拟就议题进行顺序及 时间分配，确定好主持人及会议记录人。 第九条 与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿 或发言提纲。 第十条 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正 常。 第十一条 会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人 员负责，大型会议的准备和布置可经相关领导同意组成会议筹备小组， 并确定小 组负责人。各种会议通知前会务人员应先与公司总经办 / 分子公司办公室联系会 -2- 中捷股份会议管理制度 议准备事项，几个会议同时进行的，公司总经办 / 分子公司办公室应根据轻重缓 急妥善安排，以免冲突。 第四章 会议议程 第十二条 主持人事先安排好与会人员座次。 第十三条 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员 应严格遵守。 第十四条 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时 间不变。 第十五条 会议主持人要及时做出结论， 及时制止干扰会议的任何情况， 适时宣布散会。 第五章 会议纪要 第十六条 会议记录员要在会议进行期间认真记录，对会议进行全程或 提纲式记录，对结论性发言做重点记录。 第十七条 会议记录员须用专门的会议记录薄，会议的议题、决定、决 议等重要内容，记录必须准确全面。 第十八条 会议记录员要在会议结束后 24 小时内整理原始记录， 形成会 议纪要，交由主持人签发。 第十九条 会议纪要由记录员送达抄送人员，转发到各与会部门 / 人员。 -3- 中捷股份会议管理制度 需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。 第二十条 会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、 上报（也可通过电子邮件传递） 。 第六章 会议考勤 第二十一条 与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按 时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假方可， 紧急情况事先可以口头请 假，事后必须补办请假手续。 第二十二条 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。 第七章 会场秩序与礼仪 第二十三条 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。 第二十四条 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。 第二十五条 与会人员应坐姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开 小会。 第二十六条 会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态， 不会客（特 殊客人除外），认真听取会议内