监理竣工档案归档管理要求2002.8.doc

PAGE PAGE 4 xx工程监理公司 作业指导书系列文件 发放编号： 编号：QB/GJ-ZY-18 监理竣工档案归档管理要求 公司各项目监理部监理的工程竣工后，项目监理部应按本作业指导书的要求整理竣工档案，并移交公司存档，项目监理部日常的监理资料管理仍应按《监理资料日常管理与归档管理》(QB/GJ-ZY-10)作业指导书的要求，随工程进度进行整理。 一、管理依据： 建筑安装工程资料管理规程(DBJ01-51-2000)； 建设工程监理规程(DBJ01-41-2002)； 建设工程监理规范(GB50319-2000)； 监理资料日常管理与归档管理(QB/GJ-ZY-10)。 二、竣工档案的管理职责： 公司总工程师负责竣工档案的审核工作。 公司工程管理部负责公司竣工工程监理档案的管理工作，包括接收、登记、保存、借阅以及对项目监理部的竣工档案整理进行指导。 项目部的竣工档案管理工作，由总监理工程师负责，各专业监理工程师具体负责整理相关的监理档案，由总监办理移交手续，移交公司存档。 监理业务手册由总监理工程师负责完成，工程管理部存档保存。 时限要求：工程竣工验收后，在项目监理部撤出现场前，由总监将合格的档案经总工程师审阅后，移交工程管理部保存，保存期限为竣工验收之日(四方验收)起5年以上。 三、竣工档案的内容： 《监理资料日常管理与归档管理》（QB/GJ-ZY-10）中要求的工程监理日常资料，除公司和政府文件外，其余共计十九类全部归入竣工档案，归档时不许抽撤、残缺。即，工程建设文件；监理规划监理实施细则；监理月报；监理例会纪要；监理通知；监理工作日志；监理工作总结；设计变更文件；工程技术文件报审；工程进度控制报验审批文件；工程物资报验；施工测量放线报审；施工试验报审文件；见证取样记录文件；分部/分项工程施工报验；工程质量文件；造价控制报验审批文件；分承包单位资质审查；监理验收资料； 竣工档案还包括工程设计图纸，加上以上日常监理资料总计共二十类。 四、归档整理的具体要求： 公司的工程竣工档案统一编号为GJ-01…02…，每一个合同工程为一个编号，例如北京大学110KV变电站工程，工程竣工档案编号为GJ-35，工程竣工验收整理竣工档案前，由工程管理部给予具体编号。 竣工档案一律装档案袋交公司保存，档案袋的顺序以《监理资料日常管理与归档管理》(QB/GJ-ZY-10)附录三中的资料顺序，先后装入档案袋，每袋可视内容的多少装1-3类，如第1袋可装：工程建设文件、监理规划监理实施细则、监理月报三类资料。若每一类的内容较多，如工程物资进场报验一项，可分别装成几袋。其中存档文件中的设计变更文件、工程物资报验、施工试验报审文件、分部/分项工程施工报验等归档文件涉及到各专业，装袋顺序为土建、给排水与采暖、建筑电气、建筑智能化、通风与空调、电梯。每一类内容可分别装成几袋或装一袋。 存档资料必须齐全、有效、完整，目录与内容对应，散页内容应用线绳或钉书机等装订，一袋内装几类内容应分装几册，对一类内容分成几袋则分别装订成几册，不允许散页存档，不允许用档案盒交公司存档。 每个档案袋应贴封面，详见附录一，内容包括工程名称、建设单位、施工单位、总监姓名、开竣工日期、资料内容、归档编号、归档时间、袋号，封面用B5纸打印。贴档案袋封面时，保证文字与档案袋口同时向上。 档案袋封面内容要求如下： （1）开竣工时间为单位工程验收记录上的时间。 （2）资料内容每袋最多可装三类，内容名称即为“监理资料日常管理与归档管理”中的案卷名称，即监理月报，监理例会纪要等大类。分专业的资料内容应在名称后注明专业，如分部/分项工程报验(建筑电气)；如果一类内容装几袋则应详细注明，如，分部/分项工程报验（建筑电气—1#楼），分部/分项工程报验（土建—2#楼装饰）。 （3）归档编号为GJ-XX-XX，第一个“XX”为工程编号，第二个为“XX”袋号，袋号与下面的第XX袋相对应。如北京大学110KV变电站工程，工程编号为GJ-35，共装7袋，则第1袋上需注明“GJ-35-01；共7袋，第1袋”字样，第7袋上注明“GJ-35-07；共7袋，第7袋”字样。 存档的文件尽量使用原件，其中与竣工验收有关的文件必须完整齐全，《单位工程验收记录》、竣工移交证书、工程质量评估报告、工程竣工总结必须用原件，验收备案表可用复印件存档，但是复印件应加盖建设单位红章并注明原件存放处。 工程竣工验收三个月之内，项目总监应与建设单位协商完成《业务手册》的填写并及时交工程管理部保存。 关于工程设计图纸的规定，工程上所用的各专业图纸均应折叠为A4纸大小，存入档案袋内，放在监理资料的最后面，与监理档案统一连续编号存档。 “业务手册