监理竣工资料归档作业指导书.doc

PAGE PAGE １ 目 录 TOC \o \h \z \t 标题 3,3 第一章、竣工资料归档概述 ２ 一、 编制竣工资料归档作业指导书的目的 ２ 二、竣工资料的归档范围 ２ 第二章、竣工资料归档的整理 ２ 一、相关人员竣工资料归档管理职责 ２ 二、归档文件的质量要求 ３ 二、 竣工资料立卷的原则和方法 ３ 三、卷内文件的排列 ３ 四、案卷的编目 ４ 五、案卷装订 ５ 六、卷盒、卷夹、案卷脊背 ５ 第三章、竣工资料的归档 ６ 第四章、竣工档案的验收与移交 ６ 第五章、竣工档案的借阅 ７ 第一章、竣工资料归档概述 编制竣工资料归档作业指导书的目的 1、为加强监理监理竣工资料、文件的归档整理工作，统一档案的验收标准，建立完整、准确的监理工程档案，制定本作业指导。 2、本作业指导书适用于公司所有竣工工程监理文件的归档整理。 3、建设工程文件的归档整理除执行本作业指导外，尚应执行现行有关标准的规定。 二、竣工资料的归档范围 1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2、工程文件的具体归档范围应符合本指导附录A的要求。 第二章、竣工资料归档的整理 一、相关人员竣工资料归档管理职责 工程部 负责审核监理项目部报审的竣工资料。 办公室 是竣工资料的保管部门。 3、项目总监理工程师或总监代表 □是竣工资料归档的责任人，并对监理信息资料的安全性负责； □负责执行本作业指导书； □负责向工程部报审竣工资料； □负责向办公室移交竣工资料。 4、专业监理工程师 □负责审查本专业竣工资料是否满足国家有关技术规范、标准和规程的规定； 5、资料员 □负责做好竣工资料的整理工作。 二、归档文件的质量要求 1、归档的工程文件城市档案馆应为原件，建设单位、公司应为原件（或复印件）。 2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程的规定。 3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297rum X 210rum）。 7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 竣工资料立卷的原则和方法 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 3、监理文件立卷可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 4、立卷过程中直遵循下列要求： 1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm。 2)案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 三、卷内文件的排列 1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 2、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 四、案卷的编目 1、编制卷内文件页号应符合下列规定： 1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的编制应符合下列规定： 1）卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。 2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4）文件编号：按公司所确定的工程项目编号进行编号。 5）文件题名：填写文件标题的全称。 6）日期：填写文件形成的日期。 7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4、案卷封面的编制应符合下列规定： 1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样应符合附录D的要求。 2)案卷封面的内容应包括：档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位（或部门）填写。 4)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。 5)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称