对外报送材料管理制度.docVIP

对外报送材料管理办法 目的 为规范和加强公司定期报告、临时报告及重大事项在筹划、编制、审议和待披露期间的外部信息报送和使用管理，特制定本办法。 适用范围 本办法的适用范围包括集团公司及下属全体员工（含实习期、见习期、非正式员工）。 材料分类 对外报送材料分为纸质材料和电子材料，纸质材料又分为原件和复印件。 主管部门 公司领导层是对外报送信息的决策者，综合管理部负责对外报送信息的监管工作，做好对外报送信息的日常管理工作。公司对外报送信息应当经综合管理部审核批准。 审批流程 依照规定向政府有关部门或其他外部单位报送统计报表等资料的，或因特殊情况急需向对方提供公司未公开重大信息的，在对外报送信息前，应由经办人员填写对外报送信息审批表（附件1），经部门负责人审核，报公司领导层审批，并由综合管理部档案室备案后方可对外报送。对外报送信息的经办人、部门负责人对报送信息的真实性、准确性、完整性负责，综合管理部对报送程序的合规性负责。 管理规定 1、公司的全体员工对因工作关系获知的尚未公开的信息负有保密义务，不得以任何形式、任何途径向外界或特定人员泄露。 2、对于无法律法规依据的外部单位提出的各种统计报表或涉及销售收入、利润等敏感信息的资料，公司应拒绝报送。 3、综合管理部档案室对对外报送信息事项的报送依据、报送对象、报送信息的类别、报送时间、对外信息使用人保密义务的书面提醒情况等予以详细记录，并归档保存。 4、对外报送材料分纸质文件需履行档案借阅手续，对电子档文件尽量发送复印件扫描件，必要时发送原件扫描件，但均需备注“此件仅限用于 （单位）（事项）使用，他用无效，复印无效。” 5、公司全体员工建立办公电子邮箱，各部门使用电子邮箱进行对外报送信息的传递、发送、接收、阅读、回复等。 6、外部单位或个人在公司公开披露该信息前的任何时点，不得在相关文件、媒体和网站上使用本公司报送的未公开重大信息。经公司审核，认定可以使用的除外。 奖罚规定 公司全体员工应严格执行本制度的相关条款。公司相关人员违反本制度并给公司造成不良影响或损失的，公司应给予该责任人通报批评、警告或解除其职务的处分。 其它 本制度由公司总经办负责解释和修订。自公司总经理办公会议审议通过后起实施，修改时亦同 附件：对外报送信息审批表