印章管理及使用制度.docVIP

印章管理规定及使用流程 一总则 公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可 靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特定制此制度。 二、公司印章的使用范围 公司的印章主要包括公章、合同章、财务章、法人章等。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 （一）公司行政章的使用范围主要为 1、公司对外签发的文件 2、公司与相关单位联合签发的文件、 3、由公司出具的证明及有关材料 4、公司对外提供的财务报告 5、公司章程、协议 6、员工调动 7、员工的任免聘用。 8、协议(合同资金担保承诺书 三、公司印章的管理职责 (一)公司总经理 负责所有印章的使用审批工作 (二)印章管理员 2、负责设立印章使用登记台帐 3、负责印章使用的审核工作 4、负责制定所保管印章的使用程序。 四、公司印章的管理、使用及保管 (一)印章的管理 1、印章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。如因事开岗位需移交 他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。 2、为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开 保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。 (二)印章的使用 1、印章的使用必须严格邊循印章使用审批程序,按照印章的使用范围,经审批后方可用 2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。 3、公司法人个人名章由法人本人签字被授权人签字后方可使用 4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用 5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需将印章带出使用,需填 写印章外带申请表后,由总经理签批后方可带出,印章外出期间,借用人只将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任 6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由专业人员审核,总经理批准后方可盖章。(对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当。 7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时,由行政管批,符合要求后办理井执行登记制度 8、任何印章管理员不得在当事人或要托人所持空白格式化文件上加盖印章，用章材料必须已经填写完毕，字迹清晰、正确。 (三)印章的保管 1、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取 人、保管人、批准人、图样等信息。 2、印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印章管理员办理接交印章手线 以免贻误工作。 3、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 4、印章应及时维护、确保其清晰、端正 5、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向总经理报告,并备案,配 合查处 五、公司印章的停用 （一）有下列情况,印章须停用 1、公司名称变动 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃,声明作废 （二）印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行改管理中心封存或销毁,建立印 章上交、存档、销毁的登记档案 六、印章使用流程： 1用章 1.1、申请? 由用章人员在钉钉平台上申请，用印部门、经办人、申请日期、用印文件名称、项目编号、文件份数、文件类别、加盖印章种类栏一一填写清楚，要求内容完整、字迹清晰。 1.2、领导审批? 使用人（申请）→用章部门主管领导审批并抄送行政部????? 1.3、登记备案 领导审批通过后，申请人将钉钉审批程序交由印章管理负责人登记，填写《印章使用登记表》，印章管理负责人应认真审核钉钉用印申请填写是否规范，内容否齐全 1.4使用印章 印章管理负责人仔细核对钉钉用印申请中的盖章内容与盖章文件是否一致时无误后,在指定区域内加盖印章,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏不多盖,然后将文件交至申请人使用 2、借用（外带） 2.1、申请 由用章人员在钉钉平台上申请，用印部门、经办人、申请日期、使用/借用时间、办事单位、使用原因栏一一填写清楚,要求内容完整，字迹清晰， 2.2领导审批 借用人(申请)→用章部门主管意见→总经办主管意见 2.3、登记备案 领导审批通过后,申请人将审批表交由印章管理负责人登记备案,填写《印章外带登记表》。印章管理负责人将印章外带审批通过的截图打印和《印章外带登记表》一起保存 2.4借用 印章管理负责人将所借印章交予借用人,借用人须在借用时间截止日前归还 如因工作原因继续使用的,需在归还日期前一天继续提出借用申请。 2.5归还 归还时经手人须在《印章借用登记表》中写明归还人及归还日期,印章管理人检査印章的完好情况,上锁保管存放。 如遇特殊情况,不能提供钉钉审批流程的,申请部门主管领电话通知印章管理负责人印章使用用途并明确告知审批手续补交时间 公章在借用期间严禁借给他人使