归档文件的分类..pdfVIP

四、归档文件的分类 分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文 件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干 层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法， 制定分类方案、文件归类等具体内容。 对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归 档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系 统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后 将来馆室的系统化管理都有重要的意义。 一基本分类方法（通用的） 分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类 方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》 选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方 法，是因为这 3 种分类方法在各级单位档案部门使用率最高， 并且反映了基本规律和要求。 1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文 件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的 分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机 关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现 行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年 度的文件不能混全归类。 运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相 应年度。需要注意以下几个问题： 1文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日 期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文 日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款 日期）为准，以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、 总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按 针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日 期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操 作。例如：2000 年形成的《从 2001—2005 年的工作规划》 应归入 2000 年度；2003 年形成的《2002 年工作总结》，应 归入 2003 年；2002 年制定、2003 年生效的法律法规，应归 入 2002 年。 2跨年度形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件 等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结 年度归档，分类时也都归入办结年度。如 2002 年 12 月 30 日召开的全市经济工作会议，2003 年元月 2 日结束，两个年 度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即 2003 年整理归 档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年 度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入 2003 年度；跨 2002 年、2003 年两个年度处理的案件形成的文件 材料，统一在闭幕年归档，即 2003 年整理归档，分类时这 些文件材料也都归入 2003 年度；下级单位 2002 年 12 月写 的请示，上级单位 2003 年元月收到，该请示应连同办理过 程中形成的其他文件一起归入 2003 年。 3、几行文件作为一件时“件”的日期的制定 正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一 件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的 日期为准。具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性； 正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件， 以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。 4、没有标注日期的文件的判定 在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文件）， 没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、 字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临 时日期，以便按年度合理归类。 5、有专门年度的分类方法。 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的， 如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文 件，就应按专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进 行工作，即 2001 年 9 月至 2002 年 8 月为一个教学年度，形 成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。 2 ．机构（问题）分类法。 机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。按 机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般 2—3 层 即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采 用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 1机构分类法。机构分类法，就是按本单位内部机构 所形