(完整版)2019年内部控制手册-设备采购制度.docxVIP

设备采购管理 概述 规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备 采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 采购控制程序 采购作业指导书 固定资产管理制度。 职责分工 设备使用部门；提交设备采购申请等。 采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。 物流部：收货、验货、入库等。 财务部：支付货款、入账等。 1.6控制目标 序 号 内控手册唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.3-CT1 确保划定明确合理的采购岗位职责 经营效率目标 2 14.3-CT2 确保米购成本效率最优化 经营效率目标 3 14.3-CT3 确保采购价格合理 经营效率目标 「 4 14.3-CT4 确保采购得到适当审批 经营效率目标 5 14.3-CT5 确保设备米购货款支付安全可控 资产保全目标 6 14.3-CT6 P 确保及时取得发票 经营效率目标 : 7 14.3-CT7 确保采购合同严格履行 合法合规目标 8 14.3-CT8 确保及时收到采购设备 经营效率目标 9 14.3-CT9 r 确保米购设备满足公司实际要求 经营效率目标 : 10 14.3-CT10 确保米购过程进行正确的账务处理 财务信息真实性目标 11 14.3-CT11 确保设备资料及时归档 经营效率目标 1.7控制矩阵 14.3 -R1 米购流程职责 划分不明确，导 致舞弊风险，采 购人员收受回 扣，造成设备质 次价高 14.3- CT1 14.3- CA1 设备管理制度中明确设备采购 计划的制定、审批、执行及验收 等重要环节人员职责分工、岗位 责任人 预防 型 采购作 业指导 书 设备 管理 制度 14.3 -R2 采购人员长期 固定，导致采购 人员与供应商 暗中操纵采购 成本，形成舞弊 风险，给公司造 成经济损失 14.3- CT1 14.3- CA2 明确设备采购人员岗位职责，将 设备采购岗位列为高风险岗位、 纳入高风险岗位管理 预防 型 采购作 业指导 书 采购 岗位 职责 14.3- CT1 14.3- CA3 设备米购人员参照咼风险岗位 管理制度，实行定期轮岗管理 预防 型 采购作 业指导 书 采购 岗位 职责 V V V 固定资 产 14.3- CT1 14.3- CA4 米购相关人员实行定期轮岗，并 签订诚信承诺书（或类似的行为 保证书），承诺在采购过程中不 接受供应商回扣或好处，避免发 生与企业利益相冲突的行为，并 在存在利益冲突时向公司及时 报告 预防 型 采购作 业指导 书 诚信 承诺 书 V V V 固定资 产  14.3- CT1 14.3- CA5 要求金额超过10万或主要供应 商签订廉政协议（或类似的承诺 文件），在协议里明确禁止供应 商给予公司所有相关人员现金 或实物回扣、变相好处等 预防 型 序采购 作业指 导书 廉政 协议 V V V 固定资 产 14.3 -R3 各直属单位进 行设备米购未 上报集团公司 备案、审批，导 致分散采购，增 加米购成本 14.3- CT2 14.3- CA6 各直属单位生丿部门采购设备 时须经过部门负责人及本单位 设备管理部门领导审批通过并 经单位负责人审批确认后提交 集团固定资产管理委员会 申 请/ 审 批 预防 型 固定资 产管理 制度 固定 资产 管理 制度 及审 批单 V 固定资 产、应付 账款 14.3- CT2 14.3- CA7 各直属单位设备采购经单位设 备管理部门及总经理审批确认 后，在设备管理部门备案登记并 由公司负责统一米购 申 请/ 审 批 预防 型 采购控 制程序； 采购作 业指导 书 采购 申请 单 V 固定资 产、应付 账款 14.3 -R4 设备采购前未 进行相关市场 调查，了解设备 基本情况信息， 影响设备米购 计划的制定 14.3- CT2 14.3- CA8 设备米购前须进行相关市场调 查，了解设备基本情况信息，包 括设备技术参数标准、设备型 号、价格区间、使用年限、设备 损耗情况、主要生产厂家等作为 后期设备米购招投标过程的参 考依据 预防 型 采购控 制程序； 采购作 业指导 书 市场 调查 报告  14.3 -R5 未对市场价格 变动进行分析， 预测市场价格 趋势，导致采购 预算及价格制 定不合理，增加 米购成本 14.3- CT3 14.3- CA9 在进行市场调查后，需对设备价 格信息进行整理和分析，了解设 备市场价格波动情况并预测市 场价格变动趋势作为设备采购 成本预算及价格制定的依据 预防 型 采购控 制