文秘工作管理办法.pdfVIP

规 章 制 度 GZ 04–08–2011 文 秘 工 作 管 理 办 法 第一章 总则 第一条 为使公司的公文管理及文秘工作规范化、制度化、科学化， 参照《国家行政公文处理办法》等有关规定，结合公司实际情况，特制定 本办法。 第二条 本办法所指的文秘工作，包括对公文以及对公司印鉴等 管理工作事项。其中公文管理包括对公司接收政府机关、上级部门的信 函、文件、传真；公司向政府机关、上级部门报送的请示、报告；公司与其 他单位间事务往来信函、传真；公司上报、下发的文件等的管理。 第三条 总经理办公室是公司行政文秘工作的业务主管部门。 第二章 外部公文的接收与处理 第四条 凡邮寄、传送或交换至公司的公文，一般处理程序包括签 收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。 第五条 收启的信函、公文直接写明公司领导姓名的，应只登记不 拆封直接送交相应公司领导。公司领导阅后批时需要传递处理的，再按 1 正常收文手续办理。 第六条 所接收的外部公文除领导亲启外，其余全部由总经理办 公室机要文书负责签收、拆封，签收拆封后按类别在收文薄上登记编号。 签收前应检查封口，对开口文件要查明原因并记录在案，对开口的密件 应立即报告。 第七条 外部公文经登记后，由总经理办公室机要文书附上文件 传阅单交总经理办公室主任。总经理办公室主任签属拟办意见并转机 要文书，机要文书按拟办意见呈送给公司领导或部门。 第八条 公司领导批示给有关部 门处理或总经理办公室主任拟办 意见直接由有关部门处理的，机要文书须在登记后，通知承办部门取回 并签字。 第九条 需两位以上领导传阅的文件，由总经理办公室负责组织 传阅。文件传阅时，严禁个人、部门扩大阅读范围。文件传阅后，阅文人 员应签字并注明阅文日期，及时退还总经理办公室。 第十条 各部 门收到交办的公文后应当及时办理。对于涉及到两 个以上部门的事项，应由主管部门会同有关部 门协商处理和答复。对于 不能在时限内办理的，应及时向发文部门和总经理办公室说明。对于不 属于本部 门职权范围或者不宜由本部 门办理的，应及时退回总经理办 公室并附书面理由说明。 2 第十一条 已经批示并交有关部 门办理的文件，总经理办公室负 责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定 期催办，防止漏办和延误。 第十一条 总经理办公室接收的非公司行政处理的公文，登记后 直接转交相应部门处理。 第十二条 公司领导和部 门人员参加上级主管单位或政府部 门会 议带回的文件，应在返回公司后的两个工作日内交到总经理办公室，总 经理办公室进行登记，然后按照收文程序办理。 第十三条 公司各个部门应备有公文收、发登记薄。文书岗位业务 人员收到公司批转的公文后应立即登记，并及时送交本部 门领导阅办 处理。 第十四条 公文须存放在卷柜内，不得随意堆放。文件丢失应及时 向总经理办公室报告，并采取有效措施查找文件下落，同时要根据具体 情况追究责任者的责任。 第十五条 公文的传递处理过程要严格遵守保密规定，涉密文件 原则上不允许翻印。绝密文件按规定在总经理办公室机要室阅看；机密 文件按规定阅后，当日退回总经理办公室；对密级文件阅后如对有关内 容和要求需要进一步处理，而文件未规定不可摘录的，可在专用保密手 册中进行摘录以便处理。对于泄密人员要按有关规定追究责任。