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货代公司操作部工作流程 I 、客户服务 一、订舱 1． 客户向我司订舱的 2 ． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人 / 发货人 2 ）船公司 / 船名 / 航次或船期 3）起运港 4 ）目的港 / 中转港 5） 货名 6 ）柜型、柜量 7）运价 8）托运人的签字、盖章 3 ． 客服人员收到订舱单后，须与 SALES核对运价是否正确，并由 SALES在订舱 单上签字确认，然后再向相应船公司订舱 ( 特殊情况可先口头与 SALES确认 , 待 SALES返回公司再补签字确认 ) 。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。 4 ． 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱 确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确， 以免造成混淆。 5 ． 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 1） 新建委托 – 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、 目的港、箱型箱量。 2 ） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以 KF开头。 3 ） 输入费用明细 - 主要是应收费用。 4 ） 订舱确认 – 输入订舱号。 输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一 律采用 V。XXX的格式）、开船日期。 6 ． 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2 ） 费用明细应仔细填写， “应收”为向客户收取费用； “应付”为由我公司支付 的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的 费用为 ALL IN 时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台 帐上签字确认； 3 ） 需由我司目的港代理代收运费的， 须在台帐上注明使用哪家代理。 SALES在选 用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理 ( 特殊情况如用其他代理 , 必须公司领导确认 ) ； 4 ） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES在台帐上特殊事项一栏注明申 请，由操作部经理或公司主管领导签字确认； 5 ） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 6 ） 客服人员应在台帐上相应位置签字。 7 ． 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船 名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 1． 出书面申请，公司批准后方能安排。 2 ． 安排拖车前，需与工厂或 SALES联系确认装柜时间及地点。 3 ． 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价 格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等， 并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后， 根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及 相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖 车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4 ． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5 ． 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 6 ． 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由 车行承担。 7 ． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机 本前往，可委托车行代办转关手续。 8 ． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风 口开启情况，以便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排。 9 ． 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 10． 在客户自己安排送散货过来的情况下，