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当前声像档案管理存在的问题及对策 王海燕 【摘要】声像档案是相当重要的一类档案，和其他档案有着巨大的差别，在管理过程之中需要对其进行重视。本文对当前声像档案管理存在的主要问题进行了分析，并在此基础上突出了改进的措施，以期更好地对声像档案进行管理。 【关键词】声像档案;档案管理;归档 声像档案是档案工作的一个重要门类，属于专门档案的一种。是立档单位在其工作活动中直接形成的重要的声像历史记录。当前，随着机关办公现代化、信息化的快速发展，机关工作形成的各类档案中，声像档案越来越多，必须加以重视和加强管理。笔者通过对全市96个镇（街道）和市直部门的档案工作情况调查分析发现，声像档案的管理情况明显滞后于文书档案，普遍存在很多问题和不足，直接影响了档案的齐全完整和保管利用。为此，结合实际情况就如何做好声像档案管理工作谈几点粗浅的认识。 一、当前声像档案管理存在的主要问题 与机关文书、科技等重要门类档案相比，声像档案明显没有引起立档单位足够的重视，许多单位实际工作中明明形成很多声像档案材料，但实际能够立卷归档的并不多。问题主要有以下三方面： （一）声像设备利用率不高。数字化普及大大加快了机关办公自动化，与以前相比，机关事业单位声像设备有了很大改善。在调查的96个单位中，95%以上的单位配备了多台数码相机和数码摄像机，声像设备无论是在数量还是质量上可以说比以前有质的飞跃，这为机关档案工作的有效开展奠定了坚实的基础。但由于多方面的原因，很多单位对声像设备管理比较混乱。如有的单位统一放在办公室，由办公室统一管理、调配、使用、保管，有的放在有关领导和相关人员手中，有的则分散放在各科室或相关科室，没有一套健全的管理使用制度，常常出现因有关科室或人员请假、外出等而不能利用相关设备的情况，给工作带来很大不便。总之，没有统一的管理制度，设备的利用率普遍不高。 （二）档案意识淡薄，归档职责不清。声像档案产生的前期基本由單位负责宣传或摄录的人员承担，并直接决定着声像档案的数量和质量。调查中发现，他们存在两种思想认识上的误区：其一，档案概念不清。受传统思想影响，机关大多数人认为档案很神秘，只有那些政策规定、红头文件、会议材料等才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、声像、光盘等，主要作用是为了新闻宣传报道，只要拍完、录完、上报就算完成任务了，不属于单位的归档内容。其二，档案归属不清。误以为谁拍的照片就归谁，哪个科室负责宣传工作就归哪个部门，由分工负责的相关科室或人员负责保管保存，留待以后工作查阅利用就行了，没有按照国家档案法律法规的要求，及时将这部分声像档案材料整理归档，或是及时移交给单位的文书处理部门统一立卷归档。 （三）归档的声像档案材料重点不突出，质量不高。负责此项工作的同志由于对归档声像档案材料的标准不甚了解，因而在具体拍摄中往往只为了达到宣传目的，片面追求艺术性、特效性，而没有考虑到档案的系统性、准确性、完整性，导致归档的声像档案重点不突出、质量不高等。 二、造成声像档案管理混乱的主要原因分析 主要有以下几点：一是管理制度不健全。声像档案没有作为单位档案工作的重要门类实行集中统一管理。二是档案法制观念不强。贯彻落实国家相关档案业务规范不到位，声像档案不能及时完整归档。三是安全保管条件较差。由于缺少必要的经费保障，致使保管声像档案所必需的专业设施设备很难达到国家标准要求。四是声像档案收集起来困难较大。相关科室与档案人员归档欠协调。五是重要档案难收集。单位重大活动、重大项目的声像档案资料收集难度大。 三、加强声像档案管理工作的对策 （一）从提高档案意识入手，实行依法治档。实际中要做好以下两方面工作：一是深入学习贯彻《档案法》《档案法实施办法》《山东省档案工作条例》等档案法律法规，不断提高全社会的档案意识和各级领导依法治档的自觉性，为档案工作的健康发展营造良好的社会环境。二是提高全员档案意识，形成良好的齐抓共管局面。通过宣传，让全体机关工作人员人人明白，档案工作是保障和服务机关各项工作正常顺利开展的重要基础工作，档案是一个单位的重要历史发展记录和宝贵文化财富，做好档案工作功在当代，利在千秋，人人必须关心支持档案工作，工作中只要涉及应归档的、应移交的声像档案，都应该主动担当尽责，积极配合文秘主管部门或档案部门及档案人员自觉做好这项工作。 （二）在完善制度建设上下功夫，狠抓贯彻落实。没有规矩不成方圆。要促使声像档案同机关文书档案等一同走上制度化、规范化的轨道，健全制度、规范管理至关重要。各立档单位要依据国家档案局8号令和有关声像档案管理的规范标准，结合本单位实际，制定出本单位、本部门的《声像档案归档范围和保管期限表》，并以红头文件的形式下发各科室贯彻