智慧记使用说明.pdfVIP

新手必读，三分钟掌握智慧记 ！ 新手初用智慧记，建议按如下步骤操作，三步即可掌握智慧记要 点。 总括 先掌握智慧记所有功能及每个功能的用处： 第一步 盘点基础数据，只整理有遗留数据的资料： 　 1、盘点货品，把有库存的建立货品资料，并把当前库存数量填到盘 点数量, 　　 当前没有库存的货品不需要建资料: 2 、盘点客户，把有欠款的建立客户资料，并把当前的欠款填到初始 应收款, 　　 当前没有欠款的客户不需要建资料； 3 、盘点供应商，把有欠款的建立供应商资料，并把供应商之前的欠 款到初始应付款 　　 当前没有欠款的供应商不需要建资料； 4 、收支项目，若需要管其它收支（如：水 电费、管理费等），则建收支 项目资料 第二步 录入日常单据，且不存在的资料可直接创建： 1、购进货品时，录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保 存时如下处理: A 、若供应商名称还不存在则建一条新供应商资料，若本单欠款 则同时写入 新供应商资料中；若供应商名称已存在，若本单欠款则累计到此 供应商资料。 B 、若货品名称还不存在则建一条新货品资料，进货价与数量同 时写入新货品中; 若货品名称已存在，进货价回写到此货品资料，进货数量累加 到此货品资料。 2 、销售货品时，录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存 时如下处理： A 、若客户名称还不存在则建一条新客户资料，若本单欠款则同 时写入新客户中; 若客户名称已存在，若本单欠款则累加到此客户资料。 B 、销售单 “零售”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资 料， 零售价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名 称已存在 且零售价 0 或空，零售价回写到此货品资料，数量的负数累 加到此货品资料. C 、销售单 “批发”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资 料， 批发价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名 称已存在 且批发价 0 或空，批发价回写到此货品资料，数量的负数累 加到此货品资料. 3 、建立销售单与进货单时，数量为负数表示退货； 第三步 查看报表，同时可以收款、付款、收支登记 ； 1 、库存账本：查看每一货品库存情况,由销售单与进货单录数据,货 品库存自动增减, 此报表只可查看； 2 、应收账本：查看每一客户欠款情况,通过销售单录数据,欠款自动累 计到此报表, 客户还款时通过“收款登记”录入，应收款自动冲减； 3 、应付账本：查看每一供应商欠款情况,通过进货单录数据,欠款自动 累计到此报表, 如果还供应商货款时通过“付款登记”录入，应付款自动冲减； 4 、收支账本：查看整个店铺资金状态,通过销售单、进货单、收款、付 款录数据, 结余自动计算;如果需要管理其它收支（如：水电费、管理费 等）, 则通过”收支登记“录入，收支自动增减； 新建销售单 新建销售单主要步骤 ： 1、 选择单据类型-录入客户-录入货品-录入数量-录入单价- 保存并新增； 2、 销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同的类型，单据中的“单价” 字段取数会不同； 3、 在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系 统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客 户资料，即客户资料无需初始化； 4、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已 存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创 建一条货品资料，即货品资料无需初始化； 5、 “ 品名规格” 中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动 带出，且不可再修改；“品名规格” 中如果是货品资料不存在的货品，则 计量单位可直接填写； 6、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理： A 、 编辑单据时如果品名规格 新增的货品，则数量默认 1、单价默认 0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售 退货； B 、 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默 认 1，单价会自动带出： 如果