《内控-印章管理》.docxVIP

企业内部控制一印章管理 第一条为规范各类印章的刻制、保管及使用，明确印章管理和使用的权限与责 任，防范风险，特制定本办法。 第二条 本办法所指印章包括但不限于公章、法定代表人印章、财务印鉴专用意 （包括财务专用章、发票专用章、银行印鉴章）、合同专用章（包括销售合同意）、 部门印章及其它业务用印章等。 第三条印章管理职责 行政管理部门或承担行政事务或办公室工作的部门（以下简称行政部门）负责 本单位各类印章的统一刻制、发放登记和收回废止，其它各部门不得私自刻制与废 止，印章刻制与废止需经OA审批后方可执行，并将审批记录及原印章交股份总部档 案室存档。发生下歹0情形时，原印章应停用并报废，必要时发布印章废止公告，废 止印章未被公安部门收回销毁的应移交至股份总部档案室，由档案室填写《印章停 用废止登记薄》： 1、 机构变动或机构名称改变。 2、 政府主管部门通知改变印章图样。 3、 印章损坏。 4、 印章遗失或被窃，声明作废。 第四条 禁止同一人同时保管行政公章、合同专用章及财务专用意中任何两枚印 章，总经理不得保管公司印章。行政部门负责本单位公章、合同专用章及其他指定 印章的管理与使用，不得交于财务部门保管和使用；法定代表人印章由本人或被授 权人保管和使用；财务部门负责财务印鉴专用章（包括财务专用章、发票专用意、银 行印鉴章）的保管和使用，并按照制衡和分离原则指定不同的人员保管和使用；部门 印章及其它业务用印章由使用部门负责保管和使用；董事会章由董事会保管和使用; 监事会章由监事会或委托行政部门保管和使用。 第五条印章启用前印章保管人须签订印章保管承诺书（见附件一），留盖印模, 标明启用日期，公司总经理、行政负责人、财务负责人需在承诺书上签字，并报股 份总部行政服务部备案。保管人发生变化时，第一时间重新签订印章保管承诺书后 移交印章，并在3个工作日内报股份总部行政服务部备案。 第六条印章保管人员应保证印章的保管安全，必须存放在保险柜内，法定节日 期间需对印章进行封存。印章若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向二级单元及公司 股份总部行政服务部报告，由股份总部行政服务部负责人向总裁请示后作出登报声 明（有必要时）等相应处理，并追究相关人员的责任。 第七条印章严禁带出，确因工作需要必须带出使用的，需提交 OA申请，注明 带出使用事由、使用地点、用印文件名称及数量、携带人姓名、随同人姓名、带出 及交还时间（须注明年、月、日、时、分）等内容，审批后由印章保管人携带一同前 往； 第八条印章保管人员应严格按照规定，经OA审批后方可用印，并对印章使用 的正确性负责，未经审批擅自用印、用印文件与批准内容不符以及违反法律法规及 公司制度的文件，印章保管人员应拒绝用印。各类合同、协议等须经法务部审核后 在落款和骑缝处一并盖章，介绍信须留有存根。 第九条 严禁在空白纸张、空白表格、手写资料、时间不详、内容不明、字迹模 糊、情况不活的之件上加盖印章，确因特殊情况需要，需经OA审准。 第十条 严禁对经销商、原料供应商及其他外部人员提供在职证明、收入证明、 招聘录用证明、福利分房情况、婚姻状况证明等证明。 第十一条印章保管人应遵守保密规定，已盖章的文件若未使用，必须立即收回 存查或销毁。 第十二条 各类重要的公文、制度、合同、协议等文件，应留存原件与0A审批 文件一同交由档案室存档，由我方先盖章、再提交给他方盖章（或签字）的合同、协 议等文件，须保留复印件并约定归还日期，到期及时收回盖章完毕的文件核对后与 0A审批文件一同交由档案室存档。 第十三条 通过OA审批用印申请的应于每年年末导出并打印《统计汇总表》交 档案室存档，不能导出《统计汇总表》的，应在用印时填写《印章使用登记薄》， 并登记好对应OA申请单号。 第三章印章的适用范围与使用规范 第十四条公章：公章刻制与销毁须报当地公安部门备案，并通过 OA上报审批 后方可实施。适用于以企业名义上报国家机关、各级地方政府部门以及发送各协作 单位的文件和公函；以企业名义出具的证明、函件及上报或下发的各类内部文件（能 够使用行政部门印章的，尽量不使用公章）；以企业名义签订的各类投资、合资合作、 经营场所租赁协议等；编制企业财务报表以及其它需要加盖公章的文件资料。公章 应盖在文件正面、企业全称或文件落款上，有日期的要骑年盖月，印记要端正活晰， 印章的名称与用印件的落款一致（代用章除外），各类投资及合资合作协议需经法务 部审核后方能加盖公章，并加盖齐缝章。 第十五条 合同专用意：合同专用章的刻制与销毁须报公安部门备案，并通过 。对报审批后方可实施。适用于以企业名义签订的与日常经营业务有关的合同等具 有法律约束力的文件（如挂帐协议、购买协议、各类采购和销售协议、合同等）。所 有文件需经法务部审核后方能加盖台同专用章，并加盖齐缝章