2021文件控制程序 ().docVIP

文件控制程序 文件编号：TLN-QP-01 修订记录： A3 符信安 陈开涤 黄建军 2010-12-01 A2 汪伟/曾翔 徐福生 黄建军 2007-05-25 A1 孙涛 徐福生 黄建军 2004-12-08 A0 初版 孙涛 徐福生 黄建军 2004-09-01 版号 修订说明 编制 审核 批准 生效日期 1.0目的 本程序对文件的控制要求作出规定，以确保所有与质量活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效的版本。 2.0适用范围 本程序适用于本公司的文件控制。 3.0相关文件 TLN-WI/QS（AO01）《档案管理办法》 4.0职责 4.1客户服务部质量体系维护人员负责对质量体系文件的控制； 4.2行政人事部行政文员负责行政文件、外来文件的控制； 4.3管理者副代表审核质量手册、批准作业指导书；相关部门负责人审核本部门程序文件，批准作业指导书； 4.4管理者代表（总裁）批准质量方针、质量目标、质量手册、程序文件的颁布。 5.0程序 5.1文件的控制范围 5.1.1公司形成的质量体系文件，包括： a) 质量方针、质量目标； b) 质量手册和程序文件； c) 作业指导书（包括岗位职责、管理规则、工作流程）； d) 项目实施方案； 5.1.2公司的行政文件,其控制参见《档案管理办法》 5.2 文件的编号及版本控制 5.2.1质量手册编号TLN-QM -01 编号 质量手册缩写 公司名称缩写 5.2.2 程序文件编号TLN-QP-01 流水编号 程序文件缩写 公司名称缩写 5.2.3 作业指导书编号 TLN－WI/XX－01 流水编号 作业指导书缩写/部门缩写 公司名称缩写 注解: OD-营运部(Operations department) ；CS-客户服务部（Customer service department）； AH-行政人事部(Administration human resource department) ；FD-计划财务部（Financia department）； 5.2.4质量记录编号TLN－QR/XX－01 流水编号 质量记录缩写/部门缩写 公司名称缩写 5.2.5 质量手册、程序文件及作业指导书的版本采用A0、A1、A2…;B1、B2、B3…；质量手册各章节采用1.0、1.1、1.2……2.0控制。 5.2.6 质量计划版本与编号控制详见《质量策划控制程序》 5.3 文件的编制、审核和批准 公司文件的编制、审核、批准职责详见附录 1“文件控制表”。 5.4 文件的分发 文件的分发应确保在对质量体系有效运行起重要作用有影响的各个场所，都能得到相应文件的有效版本，文件和资料的分发应实施控制，使用者接收的为受控版本，非使用只作参考的为非受控版本。 5.4.1 文件的分发表及分发清单 5.4.1.1客户服务部质量体系维护人员负责编制“文件分发表”，管理者代表审批。 5.4.1.2 客户服务部质量体系维护人员将文件按经批准的“文件分发表”进行复印分发。接收者在“文件分发清单”中签字以作为收文的依据。文控员应在受控分发的文件的封面加盖“受控文件”章，以识别该文件的受控状态；分发清单内容见5.5.1。 5.4.1.3 分发完成，质量体系维护员将已签收的分发清单和相应的文件一起存档。 5.4.2 质量体系维护员应定期制定文件的状态控制清单，清单的内容要求见5.5.2。 5.4.2.1状态控制清单应及时分发给所有相关部门和人员，以便识别现行文件的最新状态。 5.4.2.2 文件的状态有变更时，质量体系维护员应立即通知文件接收的相关部门，收回旧文件并统一报废，再把更新的新文件发放到相关部门。更新文件控制清单，防止使用作废的文件。 5.5清单格式和要求 5.5.1分发清单必须包括以下内容： a) 分发的文件的名称、编号和版次（状态）； b) 分发范围（部门和人员）； c) 是否受控； d) 接收者的签收； e) 分发日期； f) 有关的备注说明。 5.5.2状态控制清单必须包括以下内容： a) 文件的名称、编号和版次（状态）； b) 发布日期； c) 必要的备注说明。 5.5.3 如外部机构或客户需要文件时，文控员盖上“非受控文件”章，标明文件不受更改的控制（发给认证机构的文件除外）。 5.6失效和/或作废文件的控制 5.6.1文件分发过程中，当分发新版（页）文件时，由质量体系维护人员负责对失效和作废的旧版（页）文件进行回收或监督接收者销毁旧版（页）文件。 5.6.2因工作需要或其他用途所需要保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识并存放到特定的地点。标识方法由质量体系维护人员加盖“作废文件”章。 5.6.3收回的旧版（页）文件需要保留时，应作出标识并存放到特定的地点。 5.6.4文件的存档者保留一套完整