经典案例报告责任公司物资管理审计报告.docx

物资内部审计报告 【最新资料， WORD 文档，可编辑】 — 有限责任公司物资管理审计报告 公司内审组根据经核准的 2006年年度审计计划，于 2006年 10 月 20 日-11 月 4 日对公司物 资管理循环实施了内部控制审计。 本次审计的主要目的是检查和评价采购及付款、 存货管理及 财务核算等业务流程相关制度的有效性和日常执行的遵循性。我们审阅了相关制度及原始资 料，与相关建设、仓储、财务等部门人员进行了面谈，并抽查了相关业务的处理文件。现将审 计中情况报告如下： 一、公司物资管理简况 公司目前物资管理方面的主要制度有： XXX[2005]51 号 XXX 有限公司工程物资管理制度、 XXX[2006]31 号 XXX 有限公司招标管理规定。其中 51 号文件比较系统的对工程物资采购、入 库、领用、财务核算等相关管理环节作了详细规定，并制订了详细的工作流程。 31 号文件对 重要物资采购的招标活动做了规定， 控制了公司重要采购的公正、 公平和有效。 公司日常物资 管理工作遵循 51 号文件执行， 重要物资采购按 31 号文件走招标流程。 物资管理所涉及到的主 要是公司工程用材料及设备， 省公司网络建设部及运行维护部及各分公司建维部是物资的主要 使用部门。仓库归省公司财务部管理，主要负责日常物资的出入库管理工作。 一、物资采购 公司的工程物资管理规定对物资采购的工作流程进行了规定。 日常物资采购工作主要由建 设部或运维部根据实际需要负责进行。 并由使用部门制订采购订单， 联系供应商进行采购。 我 们认为，在公司现存的物资管理流程中： 1、公司 51 号文件仅对物资管理各主要工作流程进行了规定，我们认为，做为省公司的物 资采购部门，有必要制订采购环节的管理制度。对物资采购过程中的采购申请、询价、价格审 批、供应商选择等具体工作进行规范。完善物资管理的基础工资，控制公司采购成本。 2、采购部门负责材料到货验收，有违不相容岗位必须分开的原则 根据财政部财会 [2002]21号文件《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》的规定， 采购与付款业务不相容岗位至少包括 :(一)请购与审批； (二)询价与确定供应商； (三 )采购合同的 订立与审计； (四 )采购与验收； (五 )采购、验收与相关会计纪录； (六 )付款审批与付款执行。按 照公司制度规定， 收货工作由仓管及质检员负责办理， 根据我们审计中所了解的实际情况， 采 购部门制订采购订单发给供应商， 供应商根据订单发货后又由采购人员负责验收， 采购与验收 职责相混淆，容易形成制度漏洞。截止 2006年 9 月 30 日，全省尚存在未办理入库的采购订单 金额 13,741,679.00元。上述材料有些到货后直接用于工程上，一方面不再受系统预算控制，另 一方面不能在期末库存盘点时体现差异。 直接影响到公司对项目工程核算及考核的准确性。 我 们提请省公司仓库管理员对上述订单进行清理。 审计建议：省公司仓库管理部门与建设维护部重新就物资验收入库环节的职责进行明确， 保证货物验收工作按规定执行。 3、在审计中我们还注意到，网络建设部对于城域网、省干等工程采购用物资，因为与供 应商签有采购合同， 往往不作订单直接采购材料用于工程上， 导致材料已用完， 仓库这里还没 入库，日常盘点也不能监督到该部分物资，如有差额，只能在事后发现，影响到公司物资管理 安全。在盘存中我们发现网管中心有少量中信本地网朗讯设备， 随后追查到中信本地网工程中 SDH 光传输设备已经用在全省各地的本地网建设中， 该批设备的总价值为 **** 元，最后一批设 备已于 2006年 6 月收到，截止我们审计日公司已向该批设备的供应商北京 XXXX 有限公司支 付设备款 **** 元(2005年 9 月支付 ** 元， 2005 年 12 月支付 ** 元， 2006年 7 月支付 ** 元)，但在用 友系统中无该批设备的采购订单及相关的入库、 出库手续。该批设备是由省公司网络建设部人 员根据编号为 *** 的合同要求供应商将设备直接发送到相关的地市分公司，未做采购订单。各 地建维人员对货物进行了签收， 并在省公司网络建设部的指导下进行安装， 用于本地网建设中。我们认为： 省公司网络建设部相关人员违反了公司的物资管理制度中的规定， 由于采购、 验收均由建设人员负责， 收到货物后根本不需办理相关入出库手续而直接用于本地网建设中， 使仓库管理员在相当长的一段时间内无法对该批设备进行跟踪，同时，我们注意到，所支付 **** 元款项的发票已收到，因为材料没有入库，截止审计日都没能计入相关的工程成本 ,致使相关的财务数据失真。 审计建议： （1）财务在办理工程付款时应以用友系统中的数据为准，所有财务数据只有一个出处， 那就是用友系