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文书档案整理技术 主讲人 ：路光文 2011 年 8 月 前 言 依据国家档案局 2000 年 12 月 6 日发布、 2001 年 1 月 1 日正式实施的《归档文件整理归则》和经 2006 年 9 月 19 日 国家档案局局务会议审议通过、 2007 年 1 月 1 日实施的《机关 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (8 号令）的规定与 要求， 让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解， 掌握 一定的整理技术， 将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收 集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与 技术。 一、收集 做好文件材料的收集工作， 确保归档材料的齐全与完 整，是进行档案整理的基础和前提。 1、收集工作的存在问题 （1 ）归档的范围不够科学， “该收的没收，不该收的一大 堆”； （2 ）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而 本单位的、具体的文件不突出； （3 ）极大地影响了档案利用工作的正常开展。 2 、收集工作的遵循原则 （1 ）坚持“以我要为主” 的 “职能 ”原则； （2 ）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。 3 、收集工作的简易方法 （1 ）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能 业务文件要重点归档； （2 ）发文——要全部归档； （3 ）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。 （4 ）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。 附件 1 ：文件材料归档范围 （1 ）上级、同级机关 :需要贯彻执行的文件材料； （2 ）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材 料；机关工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益等方面 具有凭证价值的文件材料； （3 ）下级机关 :报送的重要文件材料； （4 ）其他方面： 对本机关工作具有查考价值的文件材料。 附件 2 ：文件材料不归档范围 （1 ）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （不 需办理的） （2 ）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送 文件材料； （不需执行的） （3 ）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值 的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相 2 抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关 无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （临时、重份的） （4 ）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报 的 文 件 材 料 。 （ 供 参 阅 的 ） 二、装订 归档文件应以“件”为单位装订； “件”是归档文件的整理单位； 一般以每自然件为一件。 1.界定 件 的范围 （1 ）正本与定稿为一件 ; （2 ）正文与附件为一件