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PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用思考 易兰 [摘 要] 人事档案管理在医院当中具有明显的职能性工作特质，具有较高的管理责任性，将PDCA循环模式应用在某三甲医院人事档案管理中，通过对人事档案管理部门各职能人员工作加以有效关联和协调，能够有效提高人事档案管理效率，保障档案内容的准确性及真实性，因此，文章就PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用加以研究、思考，致力于提升医院人事档案管理效率，有效发挥PDCA循环对档案管理的促进作用。 [关键词] PDCA循环； 某三甲医院； 人事档案管理； 应用思考 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着当前信息化时代的到来，信息传播速度的不断加快，医院的发展进程也在不断提升。人事档案作为医院管理层级中的重要部门，对医院工作人员晋升考核、职称评定、薪资组成等方面均起到一定的决定性作用，具有显著的参考价值及管理性作用[1]。提高醫院人事档案的管理效率，能够使医院人事档案内容更具完整性及可查询性，是医院组成中不可或缺的一部分，对医院人事档案管理开展PDCA循环模式，通过对医院人事档案管理工作流程及工作内容的有效规范，能够使医院人事档案管理更具先进性和科学性，全面促进医院人事档案的有效管理实效，对医院各级职能的管理及医院未来的发展具有一定的导向性作用[2]。 一、当前医院人事档案管理现状 （一）硬件条件问题 医院人事档案需进行多次整理备份，因此以往医院人事档案普遍是以多份形式呈现。并存放于医院档案室当中，但随着时间的推移，医院工作人员会发生职能、就职、离职、死亡等诸多人员变动，由此造成了医院人事档案数量众多，整理及更新上存在一定的滞后性。医院档案室的使用面积处于固定状态，室内环境较为封闭，没有良好的通风设施，过多的纸质档案，会因管理时效性的差异，出现遗漏、霉变、内容丢失等情况，从而使医院人事档案的使用效率降低，一旦需进行查找，会出现严重的寻找困难，同时产生一定的疾病传播效率。 （二）科技性问题 医院人事档案用纸普遍选用较为轻薄的纸张，对档案人信息资料加以手工记录，以便缩减储存占用空间，但在以往的取放查阅过程中，多见档案因管理、使用不当，出现严重污损、资料信息损坏现象，同时还可见信息资料错误、信息资料录入不全等情况，对医院人事档案建立意义及档案使用效率产生严重影响。此外，医院人事档案管理人员，在对所需档案进行查阅中，因延续传统调阅方式，从而使医院人事档案管理时效性始终处于落后状态[3]。 （三）人员问题 医院人事档案工作人员普遍是其他岗位转岗而来，缺乏档案管理专业知识，对医院人事档案管理意义及管理内容、工作责任等方面存在一定的认知不足，因此无法对医院人事档案做到有效管理。因医院人事档案人员专业能力不足，在日常工作中，有一定的随意性和个人行为习惯，由此影响医院人事档案管理效率及工作质量[4]。此外，医院对人事档案工作的管理较为松散，缺乏有针对性的档案专业技能培训和提升的学习安排，从而使医院人事档案管理工作效率及职能作用得不到有效提升，降低医院档案工作的开展效率。 二、PDCA的意义 PDCA循环是一种较为高效的部门职能关联体系，系统性地将管理划分为计划、执行、检查、处理四个阶段，以此为管理工作的开展中心，依据工种特质，对工作内容进行细致划分和区别，使工作流程及工作内容更为清晰明了，作为质量管理当中的基础管理实施方法，对工作的有效开展具有显著的促进意义，从而使工作效率及工作时效性得到有效提高，因此具有较强的先进性及科学性[5]。 PDCA循环起始为发现问题，开展问题形成原因及导致问题因素等方面信息的整理，由此对问题解决方式加以针对性的规划和分析，同时预设解决结果和成效，明确可执行性后，对问题解决方法加以实践，如问题顺利解决，便可对其成功经验进行总结，以此制定相应实施标准制度，如问题并未解决，即可带回到PDCA循环起始，重新开始新一轮的规划和分析。 三、PDCA循环在甲医院人事档案管理中的应用 （一）开展计划 PDCA循环的应用，首先应从医院实际角度出发，对医院工作人员职能、个人信息、所属编制等方面入手，以此构建档案信息整理模式，对不完整、存在缺失的档案，应提高对医院工作人员信息资料的采集效率，借助档案的补充性特质，完善和制定医院人事档案管理规章制度，并对当前医院人事档案管理所存在的问题及成因加以研究和探索，以此从根源上针对医院人事档案管理职能效用、工作内容、工作流程等方面实施系统化计划，并对医院人事档案的主、次影响作用进行明确区分[6]。 因此，在对实施措施及计划进行制定时，管理者应从多方面、多角度对医院人事档案管