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PAGE PAGE # 谈 Office 组件间数据的导入与导出 提升效率：谈 Office 组件间数据的导入与导出 在我们利用 Office 系列组件完成实际任务的过程中，可能会碰到如下一些问题：我有一份客户通讯信息文 件以 Excel 格式存在，是否可以直接导入 Outlook 的联系人列表中，而不必重新输入？或者我有一份 Excel 格式 的学生信息表，但是我在 Access 中会用到这个表，该怎样导入 Access 中等等。这两个有代表性问题的一个共性 是：在某个 Office 系列组件中保存的信息如何在 Office 组件中数据导入与导出？ 其实 Office 系列组件为了减少重复劳动，以及提高 Office 组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而 且提供了相应的解决方法。本文列举四个关于 Office 组件中数据导入与导出的具体任务，详细剖析操作过程， 希望能够给使用 Office 应用的读者带来启发，提高工作的效率。 说明：所有操作均在 Office 2003 版本下进行，使用其它版本的朋友可以参照进行。 我们通过以上几个典型任务， 详细介绍了 Excel 和 Outlook ，Excel 和 Access 间数据导入与导出的方法， 读 者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意 Office 组件间的协作使用常常能有效地 提高工作效率。 一、将Excel “客户通讯工作表”导入Outlook 联系人 应用目标：实际工作中，工作人员已经用 Excel 制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系， 我们需要将这些数据放到 Outlook 的联系人中。请注意，不需要在 Outlook 中重新输入，只要利用 Outlook 的“导 入与导出”功能就可以了。 操作所需文件下载：Excel客户通讯录工作薄 操作方法： （一）在Excel中指定 区域名称” 对于最新的 Outlook2003 版本，如果要想将 Excel 中的通讯录数据导入 Outlook 联系人中，需要先对 Excel 中的数据指定“区域名称”。 启动 Excel 2003 ，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如 “A1:G5单元格区域，将光标定位于 名称框”中，输入这个区域的名称 客户通讯数据”图1），这个区域名称可以 根据自己的需要更改。 B ■icruscrft Evcel -容户通讯录 ：^j丈件逻】 编辑g）规图① 插入① 格式直 工具Q） 数据? 窗口⑩ 帮助? 补礼書8舀U 补礼書8舀U 一 町 窖户通帝数据I厂 华 利 名平涛勇元 姓刑周徐许 手机 电话 凭真 单位 1364512T89 64512T90 好德集团322283思马得外文图书呑64531593 东华广告公司 1.38±：775318863241975 百利书店 图1 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中 选择 客户通讯数据”，此时“A1:G5单元格区域就被选中，这表明 区域名称”的指定成功。 （二）将Excel数据导入到 Outlook 联系人中 1.启动 1.启动Outlook 2003 ，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单 文件t导入和导出”命令，打开 导入 和导出向导”对话框，由于我们需要将 Excel中的数据导入到 Outlook，因此在列表框中选择 从另一程序或文件 导入”选项，单击 下一步”按钮（图2）。 2.进入 导入文件对话框，选择文件类型为 “ Microsoft Excel，单击 下一步按钮（图3）。 从卞茴位畳选挂蔓导入的文件类型屜):Lc tus Gr^^niz^r 从卞茴位畳选挂蔓导入的文件类型屜): Lc tus Gr^^niz^r 5 x Log Q“爼d工窈 ST ?5 Hi crc^Q ￡t Aqc?s^ iffli crosoff Excel Schedul e Plus IzilLer chsjxg^ 文i^F C. sc2) Schsd.ule+ T. 0 个人通讯簿 个人文件夹丈件CpetJ 以Tab为分隔符CDOS) 职消 接着单击浏览”按钮，通过 浏览”对话框，定位到存放 客户通讯录.xls ” Excel作薄文件的位置，选中 它并确定，单击 下一步”按钮（图4）。 图4 选择导入的目标文件夹为 联系人”单击 下一步”按钮（图5）。 导人文杵件箱邮芻縞件圾职消 导人文杵 件 箱邮芻縞件圾 职消 这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击 映射