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办公室管理制度办法
办公室管理制度办法
第一章
总则
一、为了加强办公室管理 , 明确公司内部管理职责 , 使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化 , 结合实际情况 , 特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际 , 根据不同的制度内容编写相应的规范化要求 , 力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依 , 保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责 , 简化办理流程 , 做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章
职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导 , 在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作 , 保证各项事务有序开展。
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四、协调各部门之间的行政关系 , 为各部门工作开展提供相应的服
务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善 , 做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯 , 上传下达各种指令 , 及时做出整理 , 当好领导参谋。
七、协助其他部门工作 , 完成上级交代的其他工作 , 如: 名片印制、收发传真等。
第三章
工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范 , 相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章
办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分 , 文件是各部门根据自己的职责范围所
制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中 , 文件特指公司内外部发文文件 ; 而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础
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上形成的 , 档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理 ,
并对文书管理制度做以下规定。
( 一) 文件管理制度
第一条
管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化 , 提高办文速度和
发文质量 , 充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括 : 上级下发文件、公司各类制度文件、外
部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写 , 统一页眉、页脚 ,
写明公司全称及文件性质 ; 正文部分写明题目、时间、发文部门、内容
等信息 ; 措辞规范 , 表达无歧义。
4、根据文件属性、类别 , 对所有文件进行编号 , 根据编号定期归档 ,
做好相应的文字记录 , 以备查阅。
第二条
制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人
员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部 , 各部门
一律不得自行向上、向下发送正式文件。
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3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核 , 总经理签发 ;
各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草 , 行政人事部负责
审核 , 审核无误后行政办公室打印 , 打印后送回起草部门校对 , 校对无误
方可正式打印 , 由总经
理盖章 , 签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等 , 由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管 , 办公室人员对一般性文件进
行分类管理 , 定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件 , 需严格履行借阅手续 , 对
有密级程度的文件 , 需行政人事主管审批 , 总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记 , 做好借阅记录并限
期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理 , 附件、
批件、定稿等资料收集完全 , 存档备案。半年一小清 , 年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁 , 需上报行政人
事主管签字批准 , 按照文件管理制度进行处理。
第三条
文件管理流程设计
1、内部文件管理流程 : 起草文件→审查编号→审批、签发→打印
文件→下发文件→文件存档
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2、外部文件管理流程 : 外部收文→文件整理→文件存档→清退→
文件存档→文件销毁
3、借阅流程 : 提出申请 , 办理手续→批准→借阅→清退→文件存档
→文件销毁
( 二) 文书管理制度
第一条
管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行 , 保证公司内部资
料的安全性、完整性 , 促进与提高组织管理工作的效率 , 充分发挥文书
在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括 : 一般性文书 ( 通知、公告、提案意见、会议
纪要、总结汇编 ) 、行政人事
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