有效会议管理 .pptxVIP

行政管理专业化标准化系列教材有效会议管理一夫当关的英雄时代已经过去；我们必须与他人愉快合作才能顺利成事。会议是团队合作最常用的沟通协调方式，会议的能力是现代人必备的团队工作能力；90%以上的重大决策是通过会议制定的。企业花在开会上的时间越来越多 开会频率越来越高每天都在开会，您会开会吗？ 调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。 ——会议是一种管理的手段 ——会议是管理沟通的方式 ——会议体现了团队管理能力 ——会议是人际交往的平台 ——会议是一种非程序化解决方案本课程学习的目标1.了解会议的目的、种类和体系2.掌握会议操作流程3.了解会议效率不高的原因及对策4.掌握有效为会议做准备的要领5.掌握会议中的沟通和反馈技巧6.掌握会议主持人的会议管理技巧7.学会提高会议效率和质量的技巧课程结构会议常识会议管理流程课程回顾效率不高的原因高效会议清单开会的原因会议的成本会中控制会前准备会后追踪情景模拟会议常识开会的原因会议常识会议的成本影响效率的原因 ——会议是一个集思广益的渠道 ——会议显示一个组织或一个部门的存在 ——会议是一种群体沟通的方式，是群体成员间思想、情感、信息和行为的交流过程算算看，你一周内总共——?开了几个会？?为会议花掉多少时间？?因为开会达成几项共识？?因为开会完成几个结论？?因为开会加了多久的班？?因为开会失去多少关键时刻？?因为开会耽误多少工作？人际交往的主要形式是沟通管理的过程控制依赖于沟通沟通是解决问题的手段问题的产生来自于沟通的障碍为什么要开会？——开会的目的开展有效沟通传达重要资讯协调员工矛盾项目执行追踪达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气 解决问题交流汇报制定决策 管理者必须尽早有效的进行沟通。他们必须对组织的未来发展方向产生共识。如果他们不能在这些“计划”上统一步调，那么他们就会向不同方向用力，团队/组织就会垮台。——明兹伯格为什么要开会？——会议的基本模式 包括六个基本要素：传递者、接受者、沟通内容、 通道、干扰和反馈传递者1、编码2、传递 接受者1、译码2、内心反映通道：甲?乙观念情感意向信息行为观念情感意向信息行为干扰变量个体甲个体乙 接受者1、译码2、内心反映传递者1、编码2、传递通道：甲?乙为什么要开会？——会议分类与频率 按人数分类按开会方式分类 按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议无论是对危机作出反应，还是制定长期计划，有效沟通来自于对听众激情的敏锐洞察力会议类别建议频率注意事项固定例会至少每月一次不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。全体会议至少每季度一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。处理突发事件的会议随时切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。一对一会议按需要可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。会议成本开会让您…?小组面对面沟通?众多讯息一次交流?融合意见凝聚共识?分派工作，公平合理但开会也让您…?工作时间被分割?人多口杂，讨论耗时?晚上加班?没有产能?别人发言比自己开口多?耽误重要工作或客戶会议成本的计算1.会议的时间成本会议成本的计算2.会议的直接成本会议成本的计算3.效率损失成本思考：会议低效的原因？现实中，仅有49％称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人1／3还多的时间什么是必要的会议？已按惯例每周聚会没什么特别的事情要讨论 要让别人参与决策以集思广益必须把信息同 时传达给很多人 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有摘要 有负责会后考核的部门 不开会的五个如果 会议目的单纯化 会议资料有准备 会前先行沟通 必开会的五个如果会议成本太大听取部门汇报工作你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟） 有些事情需要当众表扬或批评还有比开会更好的方法给小组委派任务高效会议的特征高效会议的八大特征 ——只有必要时才召集 ——好好筹划过 ——拟订和分发了议程表 ——遵守时间 ——一切按部就班 ——请了最有经验的和有才能的人出席 ——作出了评论和归纳 ——记录所有决定、建议和负责人有效会议沟通的特征准确：不准确的典型形式包括：数据不足；资料解释错误；对关键因素的无知；没有意识到的偏见；夸张清晰：“KISS”原则——Keep It Simple and Stupid：逻辑清晰；表达清晰简洁：繁琐的会议意味着重点不突出活力：应该生动并易于记忆会议低效的原因项 次 原因 具体表现 1