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成人教育管理信息系统内控思考 《新经济杂志》2014 年第 Z1 期 一、教育管理信息系统内置控制机制的不健全 现在，成人教育工作的管理者对成人教育管理信息不够重视，很多只将其重要性定在是否能够缴纳正确 、甚至更多的学费，而忽视内控机制在成人教育管理中的重要性。这种做法是狭隘的，因此未能形成良好的成人教育管理信息系统。而对于内控机制中所出现的问题和缺陷没有及时的发现，并很好地提出补救措施，因此，成人教育管理信息系统内控机制的不健全使得其变为形式化的制度，起不到现实意义和作用。 二、完善成人教育管理机制对策 (一)建立健全收费管理系统健全收费管理机制的首要任务就是强化最基础的收费工作，根据成人教育信息管理的有关部门所提供的准确的信息、数据进行管理。在每学期的课程开始之前，财务部门要拟出具体的学费缴纳标准，由教务部门以各种方式通知学生。在开始缴费期间，教务部门要积极配合财务部门的工作，帮助传达和督促学生们的及时缴纳以及其他相关信息的采集等许多问题。由于成人教育较为复杂，这就给成人教育管理信息系统内控机制的运用提出了新的要求和挑战。最基础的学生缴费管理方式也由传统单一的方式，转变为现代化信息技术飞速发展得到的应用的多种方式。作为高校，要积极采用信息化的网络技术来提高工作管理水平，从而实现信息系统健全和管理。要实现信息化管理，应从以下几个方面做好基础工作：（1）选择与高校成人教育管理信息系统相适应的收费管理信息系统内控机制 。（2）开发适应高校成人教育的计算机软件系统，该系统应集学籍管理、学费管理及毕业办证管理为一体，可采取分级录入、逐级复核，集中管理、授权访问，分项收取、独立核算，便于高效、安全管理和共享数据，及时准确了解学生的学习情况，学校的收入状况和欠费状况，减少财务管理漏洞，提高办事效率。（3）可以将学号的标示作为学生确认信息的重要标志，也便于统计。（4）财务部门要认真审定各方面的收费项目和收费标准，在制定后，通过电子信息化的方式管理学生的各项信息，同时可以准确监测出缴费情况。（5）通过网络信息技术，将校内的各项信息管理系统进行资源共享，有助于提高工作效率，方便了管理信息系统内控机制的合理运用。 （二）加强管理和完善收费管理体制为更好地解决和管理成人教育管理信息系统中出现的各项问题，高校应当加强管理和完善收费管理的体制，对学生的学籍信息变动进行合理规划，使收费系统与学生管理二者有机结合起来。同时，在对学生进行管理的时候，必要时还可以采取一定的经济措施，保障缴费工作的开展和学生注册的顺利进行。对成人教育的缴费问题制定出科学、合理的计划与安排，确保各方面都能很大程度上获利。同时，为了调动各部门的积极性，可以将成人教育的收费管理工作作为一项重要的考核制度，将缴费管理纳入正规成人教育管理信息系统进行程序化的管理，重视每一环节的管理。 （三）增强效益意识（1）各个高校在进行继续教育的收费时，应当严格根据物价局审定的标准作为依据进行统一收费，不能超过标准，谋取学生的利益。同时，校内各院系部门也应当加强控制，杜绝出现单独收费、违规收费等情况。所收取的学费应不做停留的全额上交，纳入校内收费管理信息系统，方便进行统一管理。（2）将规范的缴费管理信息系统作为树立学校良好形象的重要一步。在学生的录取信息中明确注明所缴纳金额，严格按照学校流程走，避免出现某些环节的脱节，导致整个成人教育管理信息系统的工作不能进行如实有效地统计。 （四）鼓励高校办学积极性为了鼓励各高校继续办学，为国家培养更多的人才，高校应制定有效的政策 ，按照学校有关分配方式进行分成，保障各部门的正常运行，充分激发和调动各部门创办成人教育的积极性，做好成人教育事业，推动成人教育向前发展。 （五）完善内部控制措施（1）营造信息系统内部控制文化氛围在当今社会的驱动下，成人教育的管理成员必须要实习网络信息系统，定期培训，提高管理人员的综合素质。能够在网络环境下运用现代信息技术进行业务的管理，保持积极的控制操作观念，树立良好的内控意识，从而形成良好的文化氛围。（ 2）完善责任的分配机制职责分工控制的核心是内部的牵制。因此，在根据特定的环境下进行的工作安排，必须落实到每个部门，所有数据集中管理，采取根据使用者的工作职能预设角色，然后给用户分配角色的授权机制，确保用户只能访问该角色范围内、被指定允许访问的功能。这样，对职务的规划有着明显的界限，将责任逐一安排、分配和落实，保证了内控机制的运用，强化控制功能。（3）加强风险控制采用互联网信息技术，将内部资料都保存在电脑上，一旦电脑的程序损坏，或是系统被人为的入侵和破坏，就会导致大量数据的遗失和泄漏，造成损失。因此，为了确保系统的安全运行，应当采取功能授权、物理隔离、数据备份等必要的安全防护措施，同时定期检查系统运行情况。尤其是电子数据要随 时备份。保