家居企业商场办公室主任行政管理流程细则.docx

家居企业商场办公室主任行政管理流程细则 1、会议工作： ⑴业务分析会：每周五13:30（日期、时间以北京居然之家东四环店为例，各商场可据实调整） 工作程序 日期时间 工 作 步 骤 1.会议通知 周五10:00前 安排业务文员通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。 2.会场准备 周五13:00前 安排行政文员提前做好会场准备。 3.参会 周五13:30 ①准时参会。遇事向商场总经理/店长请假； ②与会人员签到，建档； ③安排业务文员做好会议记录。 4.会议纪要撰写、上报 周五下午至周六12:00前 ①安排业务文员撰写《业务分析会会议纪要》； ②《业务分析会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改； ③业务文员将《业务分析会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿； ④业务文员将《业务分析会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。 5.会议纪要建档、下发 周六13:00后 ①业务文员建档《业务分析会会议纪要》； ②业务文员下发《业务分析会会议纪要》，各部门经理/主管签收。 6.执行会议决议 周五会议结束后 ①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议； ②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。 ⑵办公例会：每周六13:30（日期、时间以北京居然之家东四环店为例，各商场可据实调整） 工作程序 日期时间 工 作 步 骤 1.会议通知 周六10:00前 安排业务文员通知各部门经理/主管及其他相关人员参会。 2.会场准备 周六13:00前 安排行政文员提前做好会场准备。 3.参会 周六13:30 ①准时参会，汇报办公室上周工作总结、本周计划； ②遇事向商场总经理/店长请假。如有重要内容需汇报或协调，提前安排业务文员或指定部门员工参会汇报； ③与会人员签到，建档； ④安排业务文员做好会议记录。 4.会议纪要撰写、上报 周六下午至周日12:00前 ①安排业务文员撰写《办公例会会议纪要》； ②《办公例会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改； ③业务文员将《办公例会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿； ④业务文员将《办公例会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。 5.会议纪要建档、下发 周日13:00后 ①业务文员建档《办公例会会议纪要》； ②业务文员下发《办公例会会议纪要》给各部门经理/主管，各部门经理/主管签收。 6.执行会议决议 周六会议结束后 ①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议； ②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。 ⑶商场员工大会：每月第二周星期一，18:30后（日期、时间以北京居然之家东四环店为例，各商场可据实调整） 工作程序 日期时间 工 作 步 骤 1.大会筹备 提前3日 ①联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否； ②协调商场企划部设计、制作会场背板、横幅等终端； ③通知物业、安保部门经理会议举办具体日期和时间，请其安排人员提前做好会场布置的准备（若无会议室），或安排行政文员做好会议现场布置准备（有合适的会议室）。 2.拟定大会议程 提前2日 ①拟定大会议程，报商场总经理/店长审阅、确认； ②安排业务文员下发员工大会通知，各部门经理/主管签收； ③业务文员在商场办公区公示栏公告员工大会议程/通知； ④业务文员建档每月员工大会议程/通知。 3.会前准备 提前1日 ①安排行政文员通知各部门经理/主管组织本部门全体员工参会； ②有关会议资料、物品等的准备到位； ③安排行政文员提前落实次日参会人员的晚餐； ④安排驾驶班班长或行政文员提前落实好车辆于次日大会结束后送员工下班回家。 4.会前检查 大会当天 ①提请、监督行政文员、企划部经理或物业、安保部经理安排人员及时准备好会场； ②会议资料、物品、员工晚餐等的准备到位； ③通过驾驶班班长或行政文员安排车辆于会后送员工下班回家。 5.举行会议 大会当天 ①组织办公室/店长办员工参会； ②安排业务文员做好会议记录； ③参加、主持员工大会； ④安排行政文员或安保、物业部经理组织员工会后清场，恢复秩序。 6.会议纪要撰写、上报 会后2日内 ①业务文员撰写《员工大会会议纪要》； ②校审《员工大会会议纪要》并交业务文员修改； ③业务文员将修改后的《员工大会会议纪要》，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿； ④业务文员将《员工大会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。 7.会议纪要建档、下发 会后2日内 ①业务文员建档《员工大会会议纪要》； ②业务文员下发《员工大会会议纪要》，各部门经理/主管签收。 8.执行会议决议 会议次日起 ①作为办公室/店长办负责人执行员工大会有关决议； ②监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。 ⑷商场年度总结表彰大会：每年春节后一周内，正月十五元宵节前（各商场根据各自实际情况确定会议日期和时间）。 工作程序 日