供方索赔学习管理规定 (2).docx

供方索赔管理规定 目的 为了规范管理供应商因服务及产品质量问题 / 事故等问题的索赔，有效的监 督推动供应商实施持续改进，确保提供符合本公司质量要求的产品。 适用范围 适用于供应商因服务及产品质量问题 / 事故发生的费用索赔。 职责 3.1 质量安全部 3.1.1 负责统计不合格品信息； 3.1.2 负责将不合格品信息反馈供应商、采购部、财务部等相关部门； 3.1.3 负责供应商索赔费用的初步计算。 3.2 财务部 3.2.1 负责具体扣款的执行。 3.3 其他部门 3.3.1 负责协助质量安全部与供应商谈判确认索赔金额及扣款方式。 程序 4.1 质量安全部根据图纸、工艺等技术要求对来料实施检验，发现不合格时 填写《供应商质量异常处理联络单》 将异常信息反馈给供应商， 同时知会采购部。 4.2 供应商收到本公司发放的《供应商质量异常处理联络单》后确认不合格 原因。如果确认是供方的原因，则供应商进行原因分析，采取纠正 / 预防措施，并在 24 小时内将回签完毕的《供应商质量异常处理联络单》以邮件、传真等方式回传给质量安全部。 4.3 如果供方对《供应商质量异常处理联络单》存在异议，供方可以联系质量安全部确认不合格根源以及各自承担的责任， 必要时供方可以派人来本公司现场确认。 4.4 当供应商不配合对质量异常产品进行整改或供应商响应不及时对我公 司造成损失，以及其他公司认为需要对供应商实施索赔的情况时， 由质量安全部 精选 开具《索赔通知单》，以邮件或传真的形式发供应商确认，并与供应商确认索赔 方式，同时要求供应商将《索赔通知单》签字盖章回传。 4.4.1 本公司对供应商实施索赔依据为本公司与供应商签订的 《采购合同》、 《质量保证协议》等有效文件。 4.4.2 供方不合格品需要本公司返工、返修产生人工成本时，除与供应商特 殊商定外，工时按照 RMB50元/ 时进行计算。 4.4.3 因供应商延迟交货导致公司不能及时生产、不能及时向客户交货时， 索赔金额需包含误工及订单延迟交付的损失。 4.4.4 供应商派人处理不合格品并及时补货， 当该批不合格品没有对公司产 生实质性的影响可以免于处罚。 4.4.5 索赔方式包括： 直接在货款扣除、供应商现金支付、补货等方式 。 4.5 财务部根据供应商盖章确认的《索赔通知单》或其他同意索赔扣款的有 效证明实施扣款。 4.6 质量安全部需将每一笔供应商扣款都登记在 《索赔与内部考核台账》 中。 4.7 经过确认的扣款金额一般不能更改， 特殊情况下需经质量安全部经理及 以上级别人员签字方可以进行更改。 4.8 索赔过程中所有单据、 邮件、传真件、记录、照片等资料均应妥善保存， 由质量安全部归口管理。 相关文件、记录 5.1 《供应商质量异常处理联络单》 5.4 《索赔通知单》 5.5 《索赔与内部考核台账》 精选 附件 1：索赔管理流程图 供方索赔管理流程 质量安全部 采购部 财务部 1 供应商质量异常处 理联络单 2 3 返工、返 与供应商确认质 修或 N 量异常原因 重新采购 Y 4 5 6 与供应商确认 《索赔通知单》 实施扣款 索赔方式 7 归档 段 阶  流程说明 1、质量安全部检验发现异常后填写《供应商质量异常处理联络单》； 2、将联络单发予供应商，确认质量异常原因； 3、如若属于我方原因导致质量异常，则由我方负责返工、返修或重新采购等处理； 4、若属于供方产品质量原因，我公司保留索赔的权利，如若供应商积极配合，且未对公司造成实质损失，则不索赔。反之则进入索赔程序，并开具《索赔通知单》； 5、质量安全部将《索赔通知单》发至采购部，由采购部与供应商确认索赔方式； 6、财务部根据供应商确认盖章的《索赔通知单》或其他同意索赔的有效证明实施扣款； 7、索赔过程中所有单据、邮件、传真件、记录、照片等资料均应妥善保存，由质量安全部归口管理。 精选 附件 2： 供应商质量异常处理联络单 编号： 使用方 供应商 联系人 联系人 电 话 电 话 不合格品名称 / 型号 发生地点 / 日期 不合格品数量 采购合同号 不合格信息状态描述 ( 必要时可附图片，检验员填写 ) 检验员： 日期： 异常原因分析（供应商填写） 分析人员： 日期： 纠正 / 预防措施及整改期限（供货商填写） 纠正措施： 预防措施： 措施制定人员： 审核人员： 整改完成确认： 检验员： 日期： 精选 附件 3： 索赔通知单 编号： JL-8.2.4-21 合作方 / 供方名称： 供方联系人： 传真 / 电话： 信息发出部门：湖北合加环境设备有限公司质量安全部 索赔事件 扣款数 合同号 索赔原因说明： 拟制： 审核： 批准： 合作方 /供方意见： 审核： 批准： 注：合作方 /供方收到此单后须在 3 个工作