固定资产购置管理新规制度.doc

固定资产购置管理制度 为对企业固定资产购置进行有效管理，降低购置成本，特制订本制度，本制度适适用于企业所需机械设备购置和购建工程等。固定资产采购步骤要遵照计划和预算→采购→验收→移交→结算付款→安装→记账标准。 一、固定资产采购计划和预算。 1．每十二个月度企业依据实际需要，编制企业固定资产年度采购计划，填制《固定资产新增计划表》和部门《固定资产购置预算表》。在经由部门责任人审核同意后，报财务部汇总。 2．资产管理人员对各上报《固定资产新增计划表》和《固定资产购置预算表》进行审核汇总，并据此编制企业《固定资产购置预算表》，报财务部同意立案。 3．固定资产管理员审核内容包含以下多个方面。 （1）购置原因。 （2）拟购入时间。 （3）拟购入数量。 （4）对于是因为现有固定资产折旧年限已到需新增，应审核其对应购入时间和实际折旧年限。 4．《固定资产新增计划表》和《固定资产购置预算表》在经由总经理审核签字后，交财务部。 5．财务部审阅并查对下十二个月度固定资产采购计划，由财务责任人签字确定后，上交董事会审批，形成正式下十二个月度《固定资产购置预算表》和《固定资产新增计划表》，并在财务部归档保留。若属计划外采购，还需递交《计划外固定资产购置说明》，对计划外购置原因进行具体说明。 二、采购。 1．采购人员依据同意固定资产采购申请表进行采购，依据申请受理时间，对采购申请单连续编号。 2．采购过程中应注意以下6点。 （1）固定资产购置应坚持多方询价（不少于三方）标准，确保资产购置价格合理性。 （2）单批购置固定资产金额达成××万元以上采取公开招标采购，招标文件和成交协议交财务部立案。 （3）对不宜招投标，应该进行市场调查和多渠道询价，然后确定供货商。 （4）采购人员在进行供货商选择时，应着重考虑供货商资质、能力、信誉和质量确保体系；同时，依据供货厂商报价函及其它书面资料填写《固定资产供货商综合评定表》，书面统计选择过程，并依据价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉和历史使用情况等选择出最优者。 （5）在确定供货商或承包商后，由采购人员或相关责任人在授权范围内和之签署协议。 （6）协议应该明确要求购置固定资产型号、性能、价格、质量要求、交货期限、结算方法等，或土建工程结构、面积、工期、造价、质量标准等。 三、 验收。 采购部门接到供给商发来机械设备，或承包商发来“完工验收通知单”后，通知资产管理人员组织验收。 1．使用部门一起对购置机械设备等固定资产进行验收，并开具验收汇报和验收单。 2．大型设备验收。 （1）成立验收委员会，验收委员会由企业工程部、质检部门、使用部门、财务部组成，并邀请银行、城建、环境保护、土管、消防等机关参与，必需时能够聘用中介机构和相关教授参与。 （2）检验验收符合质量标准者，填制验收合格书面文件和“付款通知书”，通知财务部门结算价款。 四、移交。 1．固定资产验收合格后，由资产管理人员移交使用部门投入使用。 2．资产管理人员开具一式三联固定资产调拨单，经资产管理人员和使用部门双方签字后，一联由资产管理人员留存，一联交使用单位作为填制固定资产登记卡依据，第三联交财务部门办理入账手续。 五、结算付款。 财务部门审查验收合格文件、付款通知书、供货或承包协议、账单、发票，审查无误后，由固定资产会计开具付款凭证，出纳和供给商或承包商办理结算付款。 六、安装。 1．需要安装固定资产，由固定资产使用部门填制固定资产领用单，经总经理同意后领出。 2．购置协议中要求供给商负责安装，工程部帮助供给商进行安装；供给商不负责安装，由资产管理人员负责安装、调试，安装调试合格后投入使用。同时将设备“领用单”送财务部门记账。 七、记账。 1．固定资产会计应该查对原始凭证和记账凭证是否相符，依据原始凭证和记账凭证立即登记固定资产明细账、固定资产登记簿和开设固定资产登记卡。 2．登记完成后应在记账凭证上署名或盖章，并和原始凭证一并转交总账会计登记总分类账。 3．总账会计人员应该审查记账凭证对应关系是否合规，借、贷方金额是否一致。 4．依据记账凭证直接或汇总登记总分类账。登记或汇总完成，并在记账凭证上署名或盖章，将凭证归档保管。