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基于内部控制理论的人事档案安全风险管理    　　摘要：人事档案安全风险存在于人事档案形成、管理、利用与保护的各个工作层面。因此, 应依据人事档案实体种类、规模和数量, 适时地建立有效的人事档案安全管理机制, 通过人事档案部门风险管理应用实践, 动态地调整人事档案安全风险管理机制的适用性、可操作性, 最大限度地降低人事档案安全风险, 从而确保人事档案的绝对安全。 　　关键词：人事档案; 内部控制; 风险管理; 档案安全;  　　1 问题的提出 　　档案作为人类政治、经济、文化及社会交往等活动的记录, 具有原始性、真实性和凭证性等重要特点。档案一经产生, 同时又成为人类政治、经济、文化及社会交往等活动的重要资源, 这种资源是国家资源体系的重要组成部分。在所有的档案类型中, 记载着个人经历、德才水平、政治面貌、奖惩情况的人事档案与我们的关系最为矛盾。它既与我们如影相随, 相伴终身, 又与我们始终疏远, 不得一见。随着国家建设的快速发展, 人事档案事业的发展也步入了快车道;, 在建设发展人事档案事业满足人民群众对档案需求的过程中, 人事档案安全面临的风险也越来越多。如何识别人事档案安全存在的潜在风险, 及时采取有效措施, 消除安全隐患, 是摆在每个人事档案工作者面前急需破解的难题。开展人事档案安全风险管理机制研究实践, 是降低安全风险、确保安全运行的有效举措。 　　2 基于内部控制理论的人事档案风险管理 　　2.1 内部控制理论 　　管理的风险控制在于认识人事档案管理过程中的风险, 把握其规律, 掌握其技术, 为人事档案的可持续发展提高最大的安全保障。90年代初成立的COSO委员会 (Committee of sponsoring Organization of the Treadmdash;way Commission) 开创性地提出了一套成体系的内部控制整体框架, 这标志内部控制理论发展到新的阶段。风险管理是研究风险发生规律和风险控制技术的一门新兴管理学科, 通过风险识别, 风险评估, 并在此基础上优化组合各种风险管理技术对风险实施有效的控制和妥善处理风险所致的后果, 期望达到以最少的成本获得最大安全保障目标。从风险管理视角透视人事档案安全管理具有重要意义。通过认识和了解风险管理与安全管理两者之间关系可以更加清醒地认识到人事档案安全管理的重要性。可以说风险管理存在于安全管理之中, 并且是安全管理的核心组成部分。风险管理必须贯穿于安全管理整个体系之中, 将安全风险降至一个可被接受的水平。 　　2.2 人事档案内部控制体系 　　人事档案内部控制体系包括以下三个组成部分: (1) 内部控制基础。包括档案治理、组织架构、人力资源、信息系统和单位文化等。人事档案应当加强内部控制基础建设, 为有效实施内部控制营造良好环境。 (2) 内部控制程序。包括识别评估风险、设计实施控制措施等。人事档案应当根据风险规律, 合理设计内嵌于业务活动的内部控制流程, 努力实现对风险的过程控制。对管理和业务活动中可能面临的风险因素进行全面系统的识别分析, 发现并确定风险点, 同时对重要风险点的发生概率、诱发因素、扩散规律和可能损失进行定性和定量评估, 确定风险应对策略和控制重点。根据风险识别评估的结果, 科学设计内部控制政策、程序和措施并严格执行, 同时根据控制效果不断改进内部控制流程, 将风险控制在预定目标或可承受的范围内。 (3) 内部控制保证。包括信息沟通、内控管理、内部应急机制和风险问责等。人事档案应当建立多层次、全方位的监控体系, 实现对内部控制活动的事前、事中、事后有效监控, 为实现内控目标提供保证。人事档案应当建立信息和沟通机制, 促进单位信息的广泛共享和及时充分沟通, 提高管理透明度, 防止舞弊事件的发生。 　　3 人事档案内部控制的安全因素 　　3.1 自然因素 　　影响人事档案安全的自然因素主要指各种水灾、火灾、台风、地震等自然灾害, 是人事档案管理的大环境, 是人们难以控制和改变的外在自然因素, 直接威胁到人事档案的安全。我国是一个自然灾害频发的国家, 每年都会有一些地区遭受洪涝、干旱、台风、泥石流等灾害的侵袭, 地震灾害也时有发生, 给人们的生命财产安全带来严重威胁。这些灾害发生时, 一些人事档案室也难幸免于难。档案室一旦遭受灾害, 所带来的就不仅仅是经济损失, 更是对人事档案的严重破坏, 对人事档案的安全造成极大威胁, 给人事档案的抢救修复工作带来了新的困难。自然环境对人事档案安全的破坏是一种非常强大而又恒久存在的威胁。 　　3.2 环境因素 　　环境因素包括外部环境因素和内部环境因素。 　　3.2.1