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深圳龙城医院 医院会务管理制度 医院会议是安排、 布置重要的工作， 传递和反馈医院各种信息的 主要途径，完善的会务管理制度是各类会议正常召开的基础保障。 一、院长办公室负责承办院长办公会、院周会、行政交班会、全 院职工大会以及院长召集的各种主题会议和医院领导委托承办的其 它各类会议。 二、党委办公室负责承办党委会、党员大会、支部书记会议。工 会负责承办职工代表大会、工会会员代表大会、工会委员会、女职工 委员会等。 三、其它业务性会议，如科主任会议、护士长会议、学术委员会 等，分别由医务部、护理部、科教部等有关部门承办。 四、承办具有一定社会影响力的大型会议及重要的外事接待活动， 由院长办公室负责或配合有关主管部门拟定接待工作， 安排会议议程， 并将会务接待工作进行分解， 分别落实到各职能部门， 各部门在接到 任务后立即开展相应的工作，共同配合，保证会议的顺利召开。 五、各部门承办会议须提前到院长办会室进行登记， 院长办公室 根据登记情况制定下周各类会议时间安排表， 报院长审定后， 于每周 末发至全院各科室， 各科室根据会议安排按时参加会议， 承办会议的 部门负责会务工作。 六、院长办公室根据每周会议安排表，提前准备好会议室，包括 桌椅摆放、灯光调试、音响设置等，应保证各类会议的正常召开。 七、会议承办部门要拟定好会议议程， 在会议前一天呈送会议主 - 1 - 深圳龙城医院 持人，并负责通知有关领导和人员参加会议， 会前须提前半小时到达 会场，按时清点到会人数，及时催请未到者。 八、承办会议的部门负责做好会议记录， 会后及时整理会议纪要， 并报院长审阅，一般要在会后一日内印发至院领导和相关部门。 九、会场照相、摄像可根据需要由承办部门自行实施，也可进行 申请，院长办公室予以支持。 有关会议的图片资料应在会议结束后由 院长办公室整理， 年终交医院档案室。 大型会议及重要外事接待活动 的媒体宣传与沟通，由党委办公室负责。 十、医院会议室由院长办公室统一管理和安排使用， 任何部门未 进行登记不得随意使用， 当会议较多发生冲突时， 由院长办公室做好 协调工作。 十一、 院长办公室要负责保管会议内所有的财产和设备， 未经允 许不得擅自外借或私自使用； 同时要保持会议室的清洁和卫生， 督促 保洁人员按时清扫。 医院会议室使用规定 一、会议室主要用于本院会议、培训、接待等，未经批准，外 单位或个人不得使用。 二、会议室由院办公室负责管理，包括会议室的使用安排、设备 保管及卫生清洁等。 三、使用会议室采取事前登记制度， 由院办公室按先急后缓原则 进行统筹安排，以便做好会前准备工作。 - 2 - 深圳龙城医院 （1）所有周期性召开的会议可申请设置例会管理。 （2）其他会议需提前到院办公室预约登记。 （3）科室召开的会议如与医院临时性重要会议发生冲突，须保 证医院会议优先使用。 （4 ）必须严格按照预约的时间使用会议室，如需提前、推迟或 顺延，必须事前征得院办公室同意。 四、会议室内的设施设备，未经院办公室批准，一律不得擅自使 用；凡因擅自使用造成损坏的，由使用科室承担维修及其