文件与信息传递管理规定.docx

文件和信息传递管理规定 1 目的 为增强本项目工程各管理层和各单位之间文件和信息传递的时 效性和有效性，制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于**工程IMT、PMCJ口各EPC及其他承包人之间所有 形式的工程文件和信息的传递，包括书面文本、电子文本、传真、邮 件（ 含信函、电子邮件 ） 以及会议、洽谈、电话等。 3 职责 各单位在本工程的项目经理或负责人对其合同有效期内有关 本工程的所有文件和信息传递的时效性、有效性负责。 工程秘书或其联系方式的变更， 应提前 1 天以书面形式通知 所有相关联系人。 各单位应明确文件、 信息收发操作人（以下简称“工程秘书”） 及其有效的联系方式 （包括姓名、 电话、传真、通信地址、 邮政编码、 电子邮箱等），工程秘书负责其联系方式下所有一般文件和信息的收 发和传递。 4 规定内容 4.1 书面文件 通知、报告、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变 更、方案、措施等技术文件， 以及包含上述内容的信函、 传真原件等， 应加盖发件方公章， 有发件方项目经理或有关负责人签字， 以构成有 效文件。否则为无效文件。 收件方对发件方传递的无效文件可以拒绝接受， 也可以接 收后暂不执行。 当面传递的书面文件， 收件方应按发件方的要求在发件方 的签收单上签收。收件方应做相应的收件登记。 以传真形式传递的书面文件： 应以固定的标识和格式明确文件主题、发文号、收发件人等 内容。 要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。 收件方应在收到文件后的 1 小时内以电话或按发件方要求的 方式确认是否已全文收到该传真文件。 传真文件的有效性应视同传真文件原件， 必要时收件方可以 要求发件方补发传真文件原件，发件方应予补发。 收发件双方都应做好相应的收发登记， 必要时发件方可以要 求收件方补办书面签收手续。 以信函形式传递的书面文件： 要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。 收件方应在收到文件后的 24 小时内以电话或按发件方要求 的方式确认是否已如数收到邮件。 收发件双方都应做好相应的收发登记， 必要时发件方可以要 求收件方补办书面签收手续。 发件方应在涉密文件上明确注明“密级”和文件控制或保 密要求，收件方的签收意味已接受发件方相应的保密要求并应承担相 应的保密责任。 4.2 电子文件 4.2.1 当面传递的电子版文件 当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、 USB 盘和计算机红外线对传、网络共享等。 收发双方应同意对某些文件以电子版形式传递， 包括作为书 面文件的配套版本和独立传递的电子版文件。 有效文件的电子扫描件可视为有效文件，必要时，发件方应 按收件方的要求尽快将文件的原件或其复印件递交收件方。 收件方应当面检查、确认电子文件的内容，并应按发件方的 要求在发件方的签收单上当时签收。 收发件双方应做相应的收发件登记。 收件方应对收到的电子版文件的复制、修改或再传递负责。 4.2.2 电子邮件 收发双方同意对某些文件或信息以电子邮件形式传递， 包括 作为书面文件的配套版本和独立传递的电子版文件及其相 关信息。 应以固定的格式明确文件主题、 发文编号、收发件人等内容。 要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。 发件方应在发送文件后的 8 小时内以电话通知收件方所发送 的文件，提请收件方注意及时接受；收件方应在收到文件后 的 8 小时内以电话、 电子邮件或按发件方要求的方式确认是 否已全部收到。 发件方在发送用专业或特殊软件编制的文档前应确认接受 单位可以识别并打开该文档， 否则应按收件方的要求转换文 档格式后再发送。 电子邮件传递的有效文件的电子扫描件可视为有效文件， 必 要时，发件方应或按收件方的要求尽快将文件的原件或其复 印件递交收件方。 收件方应对收到的电子文件的复制、修改或再传递负责。 收发件双方应做相应的收发件登记或保持电子邮件收发电 子档案。 4.3 电话 4.3.1 可以进行一般意义上的通知、工作洽商等信息交流。 重要事件或紧急情况下的报告、通知、要求、指令、承诺 等，也应以电话先行联络， 必要时应以适当的书面形式及时予以确认。 4.4 会议 4.4.1 所有有关本工程的例会、专题会等会议都应有各自的“会 议纪要”。 “会议纪要”由会议主持单位负责起草、签发。 “会议纪要”应发至与会的每个单位或个人。 “会议纪要”的收发应建立并保持收发记录 具体执行PMC〈〈工程会议管理规定》。 4.5 两个或两个以上单位的有关人员， 就工程项目有关事项可以 紧急或临时洽商。 必要时， 应以适当的书面形式对洽商的结果及时予 以记录或确认，并应登记备忘。