教学课件 商务文书写作.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 一、商务总结 (二)商务总结的类型 (1)按内容划分,有生产总结、销售总结、市场推广总结、财务总结、人力资源工作总结等。企业经营中任何一项工作内容都有必要而且应当进行总结。 (2)按时间划分,有年度总结、季度总结、月总结、阶段总结等,每个企业的年度总结都是必做的。 (3)按范围划分,有公司总结、部门总结、车间总结、班组总结、个人总结等。总结范围限于总结者亲历的商务活动,以“我”或“我们”的身份出现,不能做他人或其他部门的总结。 (4)按内容涉及面划分,有综合性总结与专题性总结。 (5)按目的用途划分,有汇报总结与经验总结。 一、商务总结 (三)商务总结的结构 1.标题 标题的写法有以下三种: (1)公文式标题,由总结单位名称、时限、事由和文种组成,如“火炬电器工业公司2017年度工作总结”“二车间一季度技术改造总结”。 (2)文章式标题,是概括总结的核心内容或基本观点而形成的,标题中不标明“总结”字样,如“信通公司是如何扭亏为盈的”。 (3)正副式标题,常由正题与副题组成,正题揭示观点或概括内容,副题标明单位名称、时限、文种,如“安全生产是企业运营的基本保障——青山煤矿2017年度生产总结”。 2.正文 正文包括前言、主体和结语三部分。 3.落款 落款包括总结者署名和成文日期。若标题中出现名称,落款可以不再具名。 一、商务总结 (四)商务总结的写作要求 1.求真务实 2.准备充分 3.分析提炼 4.行文简洁 二、述职报告 (一)述职报告的作用和特点 1.述职报告的作用 企业领导人及管理者书写述职报告有利于述职者回顾反思、自我评估,不断提高自身素质;有利于群众的监督,促进企业领导人及管理者忠于职守;有利于上级部门考核、选拔、任用企业管理者。 2.述职报告的特点 (1)述职报告是报告类中的特殊类别,其特点和写作要求与商务报告有以下三个相同之处: 第一,目的明确。 第二,陈述为主。 第三,实事求是。 (2)述职报告也有不同于商务报告的特殊之处,主要表现在以下三方面: 第一,个人性。 第二,全面性。 第三,通俗性。 三、贺卡 (二)述职报告的结构 述职报告由标题、称谓、正文、落款和日期构成,具体分述如下。 1.标题 述职报告的标题有四种表达形式。例如,“2017年度述职报告”是由任职期限和文种组成;“我的述职报告”是由述职人和文种组成;“抓住机遇,当好排头兵——我的任职报告”是由正副标题组成;“述职报告”是直接用文种做标题。 2.称谓 称谓指述职报告的对象或呈送的部门,如“各位领导、同事们”“董事会”“公司领导及各位同人”。 3.正文 正文一般由概述、主体和结语构成。 4.落款和日期 规章制度 04/ 一、规章制度的特点和种类 (一)规章制度的特点 1.统一性 2.针对性 3.约束性 4.条文性 (二)规章制度的种类 1.章程 2.条例 3.规定 4.办法 5.细则 6.制度 7.规程 二、规章制度的结构和写作要求 (一)规章制度的结构 1.标题 2.题注 3.正文 (二)规章制度的写作要求 1.标题规范清晰 2.内容合理完整 3.语言肯定简明 备忘短信 05/ 一、备忘录 (一)备忘录的特点 1.不够正式 2.篇幅短小 3.写作简明 4.强调效率 (二)备忘录的结构 备忘录通常包括以下几部分: (1)发给或致:填写接收信息的人员姓名。 (2)发自或自:填写发送信息的人员姓名。 (3)日期:填写备忘录的发出日期。 (4)抄送:填写其他需要知道该信息的人员姓名(根据需要而定)。 (5)编号(可有可无)。 (6)主题:用简明扼要的词组说明备忘录的主题思想,方便编目。 (7)内容:备忘录的正文,可以分条书写。 二、留言条和便条 (一)电话留言 1.留言要求 (1)完整。 (2)准确。 (3)简洁。 (4)及时送达留言。 2.留言内容 (1)来电人单位、姓名。 (2)留言接收人姓名。 (3)来电日期、时间。 (4)来电人电话号码。 (5)来电内容。 (6)留言记录人姓名。 二、留言条和便条 (二)便条 便条是最简单的一种书信,其内容和形式都很简单,但使用时不能因为是便条,就随意乱写。如果词不达意,会使对方产生误会;如果语言生冷强硬,会影响同事关系;如果粗心大意而有疏漏,会造成信息的不准确。写好便条,最基本的要求是: (1)对象明确。便条的接收人只有一位,不存在抄送等,要写清姓名或称呼。 (2)一事一条。一张便条纸通常只记录一件事,不可杂乱。 (3)事由清晰。便条所交代的事,理由