Word及Excel在日常办公中的基本应用(培训资料).docxVIP

Word及Excel在日常办公中的基本应用 湖南龙骧神驰运输集团 办公室 2015 年 6 月 简单来说， word 和 excel 都属于微软公司开发的办公软件，它功 能强大，操作简单。 Word 主要用于文字的处理， 比如编排文档、 编辑和发送电子邮件、 编辑和处理网页等等。我们常用的公文、总结、报告、稿件等等都用它 来处理。 Excel 主要指用于表格，它的基本职能是对数据进行记录、计算与 分析。我们财务、人力资源会经常运用。 下面我们就先谈Word实用操作 办公室常用的系统是 word 2003 版，现在的 2014、2010、2007都是 2003 的完全升级版，具有全新的界面，全新的存储格式。 它的转换：在高版本中可以直接打开 2003 的文档，也可以将文件另存 为 2003 版；在 2003 打开高版本文档时，需要安装兼容包。比如： 2007 保 存默认的类型为 docx 文件，用 2003 就无法打开文件。这时，你就需要上网 下载一个文件转换器、安装，才可以打开 docx 文件。如果不愿意去下载这 个转换器，那么在 2007 存储的时候，要选择 2003 的格式。 培训以 word 2003 为例 一、新建文件。 双击桌面上的“W”图标，出现一个新建word文件的页面：以下分别是 2003和2007的页面  Word界面介绍Word界面介绍标题栏工具栏工作区薩式栏标题栏工具栏 Word界面介绍 Word界面介绍 标题栏 工具栏 工作区 薩式栏 标题栏 工具栏 工作区 格式栏/ 典型的Word 2003窗口由以下几部分组成： 1 .标题栏 位于窗口最上端，其左边显示正在处理的文件名和 Word的软件信息，右上角的“”分别为“最小化窗口”“最大化窗口”和“关闭窗 口”按钮。 菜单栏一一 位于窗口上端第二行，上有“文件(F)、“编辑E)”……“帮 助(H) ”等九个主菜单选项。每一主菜单项下又包含一个可折叠的下拉子菜单， 其中包含了 Word所有可用的菜单命令。我们等会对这九个菜单会进行逐一 讲解。 3．工具栏—— 菜单栏以下的若干行为工具栏，最常见的有常用工具栏 和格式工具栏，它们以形象化的图标形式列出各个工具按钮，这些工具按钮 提供了对常用菜单命令的快速访问。 比如说 新建就是一张全新的白纸，那个磁盘模样的图标就是 保存，这是 我们每次打文件都需要用的，而且时不时要点击一下。这些图标下面都有文 字显示，告诉你它们的用途。这里我要提一下 格式刷：它位于 “格式”工具栏 上，样子就是一把黄色的 “刷子”。用它 “刷”格式，可以快速将指定段落或文 本的格式延用到其他段落或文本上，让我们免受重复设置之苦！先把光标放 在设置好的格式的文字上，然后点格式刷，然后选择需要同样格式的文字， 鼠标左键拉取范围选择，松开鼠标左键，相应的格式就会设置好。 （用临时 表做演示 ）尤其是从网上下载资料或者从其它文档里复制过来不同格式的内 容时，它的格式参差不齐， 这时候你就会发现格式刷很实用。 4．文档窗口—— 位于 Word 窗口的中央，用于文档的输入和编排。其 中闪烁着的竖线形光标称为插入点，用于指示文字输入的位置。文档窗口的 顶端及左侧是标尺， 其作用是给文本定位。 文档窗口的底端和右侧是滚动条， 用于滚动调整在文档窗口中显示的内容。 5．状态栏—— 位于窗口最底一行，用于显示当前编辑文档的状态信息 及一些编辑信息。如页数、节号、修订状态，插入改写等。插入就是在字符 之间插入新的字符，原字符不变！改写就是用新字符替换掉原来的字符！它 们的转换就是按“inserf键。 我们首先讲菜单第四项：视图 这是我们一打开word页面就会看到的，就是屏幕左下角的图标，我们 儿种视图?普通视图?页面视图 〔进入 儿种视图 ?普通视图 ?页面视图 〔进入word 后的就认视 圈） ?Web版式 ?大纲视图 -JWMWMUtlOMi. W ■MIT阳 舟鼻理 ?晅址赳童国再竹叭■崔1 -“臭厲扬用啟I晞■时関中」 讯段；S；甲?砂P可. MHH+Jim- 肖家珂讦 祁他百討.itftFn-?■■■. 几种观图的效果 3、页面视图：用于显示整个页面的颁布状况和整个文档在每一页上的 位置包括文件图形，表格图文框，页眉、页脚、页码等，并对它他进行编辑, 它具有 所见及所得”的显示效果与打印效果完全相同，可以预先看见整个文 档以什么样的形式输出在打印纸上，可以处理图文框，分栏的位置并可以对 文本、格式及版面进行最后的修改（最佳排版视图） 1、普通视图的作用：用于快速输入文件、图形及表格并进行简单的排 放，这种视图方式可以看到版式的大部门（包括图形），但不能见到页眉、 页脚、页码也不能编辑这些内容不能显示图文的内容，以及分栏的效果等， 当输入的内