办公软件应用的一些小技巧.docx

.办公软件应用的一些小技巧 快速多次复制格式的方法 双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置， 再次单击格式刷或按下Esc 键即可关闭格式刷。 快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字？，然后按下组合键Ctrl+Shift+二就可将文字设为上 标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次 也恢复到原始状态。 利用中文输入法的软盘键盘，快速输入特殊字符 三MWapS等。n 给汉字加拼音 选定需要加拼音的汉字，打开菜单格式”宀“文版式”宀拼音指南”设置好即 可。 巧用拼音指南加上划线等。如： 打开菜单 拼音指南”时在拼音 文字栏里输入相应符号即可。 .6用查找替换把网页上复制的文本中的手动换行符 塔换为段落标记 方法是：打开菜单 编辑”-替换”，光标定位在 查找内容”里，点开 高 级”-特殊字符”，选手动换行符”，光标定位在 替换为”里，点开 髙级”-特 殊字符”，选段落标记”，再点替换”或全部替换”按钮。 7?快速打印多页表格标题：选择 表格”菜单下的 标题行重复”复选框，当你预 览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧 的前提是表格必须是自动分页的。 8?同一文档中同时设置 横向”与 纵向”把光标定位于，要设置的页面首，然 后点文件t页面设置t (选择纵、横向) f 应用于(插入点之后)，就可 以了。 9?巧用“ =、“ ~” -” “*、“#绘制分隔线 输入三个“=,再按回车键，得到一条双直线； 输入三个“ 再按回车键，得到一条波浪线； 输入三个按回键，得到一条直线； 输入三个“叮 再按回车键，得到一条虚线； 输入三个 “#；再按回车键，得到中间加粗的三直线。 这个功能是一种键入时自动套用格式的功能。打开 工具T自动更正选项T键 入时自动套用格式”在 键入时自动应用”类别中的 框线”控制这个功能。 自动生成的分隔线不能被鼠标选中，但是可以清除。选中要删分隔线所在的 区域，然后点击 格式T菜单T边框与底纹”将边框设置调整为 无”后确定， 分隔线马上消失得无影无踪。 10?使用邮件合并功能减少重复工作提高效率 在当前Word文档中执行 工具T信函与邮件T邮件合并”命令，打开 邮件 合并”对话框(在窗口右侧)。 选中信函”单击下一步” 选中 使用当前文档”单击 下一步” 选中使用现有列表”单击浏览”找到数据表后单击 打开”单击下一 （4） 将光标定位于要合并数据的位置，单击 其他项目”，把 插入合并域”中 的项目选定后单击 插入/关闭”； （5） 重复上一步骤，完成所有合并域的插入后，单击 下一步”； （6） 进行插入合并域的格式化，单击 预览信函”中的按钮即可浏览合并效果， 再单击下一步：完成合并”就可以进行打印； （7） 打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在 合并到打印机”进 行设置。也可以合并到新文档，还可以点 工具-信函与邮件-显示邮件合并 工具栏”命令，进行操作。 11用一页纸打印多个 邮件合并”文本 利用Word邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很 短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且 浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个 分节符”，使下一 个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很 简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（ Ab）全 部替换成人工换行符（I）（注意此处是小写英语字母I，不是数字1）。在查 找和替换对话框的 查找内容”框内输入“ A在替换为”框内输入“ “I,”单击 全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 制作田字格 （1） 任意绘制一个矩形，线条设置成1磅宽的单实线，无填充色。 （2） 对着矩形点击右键，在弹出的快捷菜单上选择 添加文字”。 （3） 在矩形里画一横一竖两条虚线（这里不妨使用连接符） ，组合，形成田 字格。 设置矩形尺寸。比如高度和宽度均设置为 1.24厘米。 任意输入一个汉字，通过格式设置，把字调到田字格中间位置。如设： 楷体、一号；左缩进-0.25字符、行间距固定值28磅。 再把矩形复制出三个来，让这4个田字格整齐、紧密地排列成一排。分 别把这4个田字格内的汉字改成 学” 习” 快” 乐” 最后，把所有排列好的图形组合在一起，形成一个整体。 把一个制作好的田字格作为 模板”添加到自动图文集里，以后用到时， 再把它从自动图文集里 拿”出来，稍加修改即可，比如，向田字格内添加汉字 取消组合后增减田字格的个数等。把田字格内的汉字全部删除，执行 视图- 工具栏-自动图文集”命令，使Word 2003显示 自动图文集”工具栏。 选择刚才建立好的田字格，从自动图文集工具栏中单击 新建”按钮，在 弹出的对