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档案管理制度 一、目的 为加强公司档案管理， 进一步提高档案管理水平， 保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本公司所有需要归档的文件资料， 包括：公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料； 在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、财务管理、生产调度、、技术经验等方面有保存价值的原始材料等。 三、档案的管理部门及职责 公司档案管理实行二级管理制度， 一级管理指的是人力资源部的统筹管理，二级管理指的是各部门的档案管理工作。 人力资源部档案管理人员负责公司所有档案资料的统一收集、 协调、检查及员工档案、行政档案的日常等非专一部门档案的管理工作； 各部门档案管理人员负责本部门档案资料的管理工作。 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定， 认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 人力行政后勤部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每二年对二级档案管理进行一次检查验收。 四、档案的分类 在切实遵循《中国档案分类法》前提下 ,根据公司实际情况 ,将所 涉及的档案划分为： 行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、外来文件、声像档案、实物档案、其它档案等。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、 账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如证书、奖杯、奖旗等实物。 五、档案的归档 1、归档要求 1）归档的文件材料要完整、系统、准确； 2）归档的文件材料必须是原件。如是不易保存的文件材料， 应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明； 3）存档的文件、材料应按照自然形成、 保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号； （ 4）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应 按问题或文件形成的时间系统地排列， 按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写） ，字迹工整、清晰，装订整齐； （ 5）档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前， 依据性材料在后。 其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 2、文件归档份数 一般归档 1 份，重要的和经常使用的文件归档 2 份或 3 份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 3、归档时间 部门或责任人应于相关工作结束后立即 （最迟一周内） 将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。 六、档案的保管 1、公司人力行政后勤部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫、防 尘、防盗等安全条件。 2、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。 3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。 4、为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 七、档案的查阅、借阅 查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。 查阅档案资料时一般不得对其进行复制。 确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单， 经所在部门经理签署意见后方可复制。 原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅， 但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。 借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。 借阅档案时应做到以下几点： 1、借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找； 2、按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅； 3、要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人； 4、所借档案不得随意折叠和拆散， 严禁对档案随意更改、 涂写； 5、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任； 6、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 八、档案的销毁 公司对各类档案每一年进行一次鉴定。 对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理