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秘书实务实训 模块一 办会 案例一 会前准备如何做 【职业情景】 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。 参加的有本单位、外单位的人员。 总经理让秘书部门负责安排， 会上要放映资料电影， 进行产品操作演示。而公司没有放映机。 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。 会议召开的时间是 8 月 9 日上午十点整， 而资料放映的时间是十点十五分。 刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在 9 日上午九点四十五分必须准时把放映机送到 黎明大厦的会议厅。 日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话 去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚`````` 思考题： 1、 假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、 假如放映机在十点十分还未送到， 你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、 向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、 召开大型会议前各种准备工作， 包括印象、电子类装置应提前多少时间 安排？ 案例二 会务准备要细致、周密 【职业情景】 一次某地当代表大会的开幕式上， 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿） ”中列 有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放 在大会闭幕式进行， 于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。 后来大会秘书处 主要负责人定稿时， 又把该项圈了回来。 会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国 际歌此项程序， 而对后来又被圈了回来一事， 未家注意， 因此对于在大会上宣布 “奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台 挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。 但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。 思考题： 本案例中，会务准备方面存在哪些问题？ 案例三 “时装秀”方案 【职业情景】 某服装集团为了开拓夏季服装市场， 拟召开一个服装展示会， 推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“XXxx服装集团夏季时装秀” 。 2．参加会议人员：上级主管部门领导 2 人；行业协会代表 3 人；全国大中 型商场总经理或业务经理以及其他客户约 150 人；主办方领导及工作人员 20 名。 另请模特公司服装表演队若干人。 3．会议主持人： xx 集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间： XX年 5月18日上午 9点 30至 11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装 表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服 装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横 幅。 搭设 t 型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及 广告条幅。 9．会议用品： 纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足 够的椅子。 纪念品 (每人发 x x 服装集团生产的 t 恤衫 1 件) 10．会务工作： 安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、 住宿。 安 排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 问题讨论： 小李的会议方案有无改进的地方？ 案例四 请柬发出之后 【职业情景】 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极， 提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子， 经询问礼堂负责人才知道， 今天上午礼堂开报告会， 某机关的总结表彰会改换地点了。 几位领导同志感到莫名其妙， 个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知 ? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系， 一厢情愿地认为不会有问题， 便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系， 才知得礼堂早已租给别的单位用了， 只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多， 来不及一一通知， 结果造成了上述失误。 尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 案例五 会议方案制订 【职业情景】 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一， 去年实现销售 额 8 亿元人民币，产品 30％出口海外，并不断保持产