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管理规范系列 | Specification Template 编号：SMP-WJ01-24 页码PAGE 会议服务程序正式版 会议服务程序正式版 Different positions have their own specific rules of doing things, in order to make the work achieve the expected goal according to the plan and requirements. 会议服务程序正式版 下载提示：此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 　　会议服务程序　　(一)接到通知单　　当接到通知单时，必须了解并与销售部的进一步的确认：　　1、会议时间：会议开始和结束时间、需何时摆好场地、客人看场地的时间、TEA?BREAK的时间。　　2、会议地点：会议的地点、客人的用餐地点。　　3、会议人数：会议的保证人数、计划人数、TEA?BREAK的人数并确认(因为有时会议人数与TEA?BREAK人数不相一致)。　　4、公司名称及会议负责人的姓名及联系方式。　　5、会议价格、付款方式、签字人姓名及签字模式。　　6、会议台型及场地布置要求。　　7、需用的会议设备、设施。　　8、会议的日程安排。　　9、横幅或指示牌和名牌卡。　　10、咖啡、茶点。　　11、签到台。　　(二)准备工作会场的布置。　　会议可分为记者招待会、产品展示会、签字仪式、研讨会、谈判会、时装展示会及其它种类的会议。会议的摆台分为课堂式、剧院式、U型台、长方型台、回型(中空型)、T型台、其它台型、混合台型。大型会议的摆台与小型会议的摆台大同小异。　　.?1、会议的各种台型　　A、课堂式　　(1)大会议室，通常是一排2张IBM台，坐7个人。一行由2—3排组成，最前面有个STAGE，上面放讲台，立式麦克风，两侧摆白板、夹纸板、投影机、电视机等电器设备，STAGE上面挂旗，课堂两侧可以挂POST，展示台。咖啡茶点台可摆放在会议室的最后边，也可摆放在会议室外的过道或门的两侧。会议台上铺绿绒，每个位都有铅笔，纸和水杯提供，会议开始前半小时就要把冰水倒下去。大型会议可不用绿绒，因为人数太多，除非是客人不许在厅房抽烟。　　(2)小会议室，一般摆2排为1行，每排摆1张IBM台，3个位，前边摆OHP等电器，白板和白板BANNER等。咖啡茶点台可摆在旁边过道上或摆厅房外。　　(3)摆好台型后，所有的过道、桌、椅、铅笔、杯子等用绳子度量后全部在一条直线上。　　(4)会议摆台时一定要注意中间的过道宽度要适中，当有记者摄像和采访时，其宽度宜大不宜小。两排间的间距不要太近，以免客人坐得不舒服，同时给客人加茶水时操作不方便，除非是很多客人没办法。　　B、剧院式　　剧院式摆台最省力，前边的摆设(设备、BANNER、主席台)和课堂式一样，剧院式摆台注意两点：　　(1)先摆横竖两排，中间留出通道，后面的椅子以上这二排为基准去摆。　　(2)摆的时候如果眼睛视线不好，可以找绳子用两张椅子拴住，以地毯花纹为参照，拉直线去摆。此种摆台最重要的是看地毯花纹，因为花纹始终是直的，而且有间隔，咖啡茶点台可视人数的多少，考虑摆在会议室内还是外。　　C、长方型台/椭圆型台　　(1)椭圆型台是用2.5米的半圆和BQT台拼起来，当人数不多于25人时可以用椭圆型台，从美学的角度来看比较好。如果BQT台不够用时可用IBM台拼起来代替BQT台。　　(2)长方型台一般用IBM台和BQT台拼起来的，以BQT台为主，宽度是2张BQT台的长度，长方型台的人数方面没有一定的限制。咖啡茶点台可根据客人的要求摆在厅房内外。需注意的是：铺台布或绿绒时，要从上往下铺，而不是从下往上，这样如果从门口看，视觉效果非常不好，会有波浪形的感觉。　　(3)无论是长方型台还是椭圆型台一定要注意台一定要摆在会议室的中央。如果是中空的台型则在台中间最好摆上几盆不超过半个头的绿色植物装饰。　　D、U型　　(1)一般U型台不是面对面坐人，宽度只要一张BOT台的宽度即可，或者由2张IBM台拼起来。　　(2)人数则由实际情况而定，但是如果人数超过40人以上则不宜用此台型。咖啡茶点台摆放可在会议室内或外均可。　　(3)OHP等电器可以放在U型台的中间，白板和纸板可以摆两边，投影荧幕则摆放要U型的开口处的前边。　　(4)铺台可以用绿绒或者台布围台裙，每个位再摆上纸