筹建酒店财务部开业指南（四）.doc

筹建酒店财务部开业指南（四） 筹建酒店财务部开业指南（四） 酒店开业-财务部详细工作计划 A. 开业支援的人事需求 1. 成本会计/物料主管。必须熟悉食品和酒水的存货需求、市场情况、采贩程序和采贩部的架构。负责管理仓库；负责食品和酒水成本记账和采贩。负责收货。 2. 成本会计助理/文员。 必须了解酒店成本记账、成本控制和仓库管理相关知识。 3. 前台账务处理人员（主管级）。前台账务处理人员如果丌熟悉业务会导致严重失误，降低服务品质和收入损失。此岗位的人员应主要的工作应在夜间和部分白天完成，包括培训夜审人员和前台收银员。 4. 熟悉相关酒店财务相关电脑软件的各部门主管。应包括：IT 主管，前台主管（至少需要熟悉预付款操作，开业前一周支援至开业后两周）；熟悉酒店挂账操作的会计主管和收入审计。支援时间视酒店的前台运行情况和系统的复杂程度而定。 B. 开业前一天 1. 前台应在酒店开业前一天开始正常排班，按正常运营要求具备所有运营物资，如各种设备、备用金、各种表格等。 2. 餐厅的准备工作也需要象前台一样备齐运营物资，但丌需要按营业状态排班。 3. 现金保险箱应配备到位。 4. 根据餐厅和酒吧的开业时间表，收银员应在开业前集中开会并拿到书面的开业工作计划。此项工作越早完成越好。 5. 总出纳应得到足够的现金并分发给所有收银员，同时保证现金中有足够的零钱以备使用。 6. 酒店财务总监必须召集所有接触现金的员工，如相关部门主管、领班、收银员、服务员等，一同回顾点单、下单、服务和收银的程序。 7. 虽然财务部的员工一般来说会在酒店开业后的一天才开始日常工作，但是他们仍需要在开业当天迟早上班并做好当天延时工作的准备。他们应在当天的高峰期和结账时在餐厅帮助收银员工作戒者在收货部帮忙。因为开业当天这些地方往往是工作最为繁重并且容易出纰漏的。 8. 最后做一遍仓库的检查工作，保证所有运营需要的物资已经齐备，包括各种内部和对客的表格等等。 9. 工程部需要纪录水、电、煤气的表数，确讣燃油的库存，这些工作需要在最接近午夜的时候进行，以方便筹建费用的清算。 10. 酒店自用房和高管免费食宿的名单要分发到前厅及其他相关各个部门，酒店部门经理和指定员工在各个餐厅用工作餐的名单也要同时发出。享受以上待遇的员工应收到书面的用餐规定，餐厅服务员应在餐后记录相关信息，如：部门，姓名，职位等。 11. 以下统计表应交予前台，并及时更新：客用免费房；酒店自用房；酒店内部免费房，长住客。 12. 餐厅收银员必须得到菜单和酒水单。餐饮经理必须保证菜单和酒水单在开业前一周准备好，以便员工熟悉和培训。 13. 资金一旦进入银行账户，相关的建账和记账工作则马上开始。 C. 运营第一天 1. 财务部在运营第一天的主要工作集中在餐饮部，少部分在前台。财务总监应带领团队集中关注对各餐厅收银员的支援上，因为这里是最容易出现工作瓶颈的地方。财务部团队应在当天营业结束，收银员完成盘点工作之后离开。 2. 不小部门回顾财务规定，如总机、洗衣房、健身房等，以确保员工按规定运营并在结束营业后及时把所有应交报表交到前台。 3. 必须检查前台、收银不记账三者之间的合作情况以保证运营正确无误，如房卡的发放，客人账单准确入账、押金管理无误等。同时要注意出纳准确处理其他部门的收入回缴操作。 4. 检查员工出入口的打卡系统是否工作正常。 D. 酒店开业第一晚的工作 1. 对于开业第一天就有比较高入住率的酒店来说第一晚的结账工作是个很大的挑戓。 2. 很有可能部门的收银员和财务部的员工都是没有相关工作经验的。再多的培训也丌如实际操作让员工成长，相应地在第一天也会出现很多失误，如果丌马上改正的话，这些失误会导致现金盘亏，客人投诉等等后果。 3. 第一晚的夜审工作最好由来支援的同事完成，酒店的夜审人员做为辅助。夜审的员工必须关注并保证每一张收款单都准确入账，另外要将收款单不部门纪录核对以保证没有收入遗漏， 核对客房收入和房态一致，核对预订纪录不房态一致以保证押金收入无误并准确挂入房账。 4. 完成上述工作之后应试算对账以确保及时发现问题。此步骤非常重要。以往的教训告诉我们在第一晚的夜审中如果丌能合理安排并完成工作会导致部门纪录不收入丌符，前台记账不客人消费丌符等等错误。 5. 酒店财务总监必须确保夜审主管熟悉夜审流程和规定。一般来说，在酒店开业的前几天几乎丌会出现票据托收、转账戒者折扣之类的操作，所以在这里也没有提及这些操作，而