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重复数据巧思妙查 本文可以学到 在 Excel 2007 中查找、删除重复数据的方法 如何利用 IF、 COUNTIF等函数统计重复次数和比例如何对重复数据进行有选择地格式标记 单位图书室要进行达标验收，图书种类和复本数量的统计是个难题。不过这对 Excel 2007 来说不算什么，借助它的内置功能和函数，就能顺利完成任务。这些方法有广泛的用途，检查花名册中有几位同名同姓的员工、发现“监考表”某列（即一场考试）中是否重复安排了监考老师、查询财务报表中是否存在重复录入的报销发票号码等等，都非常有效。 统计图书种类 按照达标验收的有关规定，就算出版或购买日期不同， 书名和出版社相同的图书就算作一种图书。 打开图书管理软件的书目信息数据库，按图 1 所示格式 将数据导入 Excel 2007，后续的各项统计也就靠它了。选中 “书名”和“出版社”数据区域，单击 Excel 2007“数据” 选项卡中的“删除重复项” （见图 2）。由于书名和出版社相 同的书籍统计为一种，为此在图 2“列”下选中“书名”和 “出版社”，确定，就得到删除了重复图书的目录。选中数 据区域的所有书名，即可从 Excel 2007 状态栏“计数”处看 到图书种类。 (1) (2) 统计重复购置率 库存图书的重复购置率不能超过一定比例，继续用图 1 的工作表统计。 第 1 步：假设所有图书的名称存放在“ B2： B12000”。 为了判断区域中是否存在与当前单元格 （例如 B2）名称相同 的图书，请选中 D2 单元格输入公式 “ =IF（COUNTIF（ B2:B12000， B2） 1，1, ）”。回车若 D2 单元格显示空白，说明“ B2： B12000”区域不存在与 B2 单元格同名的书籍； 若显示“ 1”， 则有同名的书籍。 第 2 步：选中 D2 单元格鼠标指向右下角的拖动柄，看 到实心十字光标后向下拖动到D12000，凡是 D 列中显示“ 1” 的行就是重复购置的图书。 第 3 步：在空白单元格 (如 D12001）中输入“ =SUM D2:D12000） /COUNTA（ B2:B12000）”，回车得到重复购置的图书种类与图书总数之比。 标记复购图书 为了更醒目地看到重复购置的图书名称，可在“条件格式”中设置。 第 1 步：选中图 1 中的 B2 单元格，单击“开始”选项卡中的“条件格式” ，选择“新建规则” 。 (3) 第 2 步：选中图 3 对话框中的“使用公式确定要设置格式的单元格” ，在右边的输入框中输入公式“ =COUNTIF $B$2:$B2， B2） 1”。 小提示 公式中函数 COUNTIF计算 B2:B12000 区域中满足条件的 单元格个数。如果该区域存在与条件单元格（例如 B5）存储的书名相同的单元格， 那么“ COUNTIF（ B2:B12000，B2）1”返回的结果是“ TRUE”（真），于是 IF 函数就在 D 列的当前 单元格中填入“ 1”。如果该区域中不存在与条件单元格（例 如 B2）书名相同的其他单元格，那么返回结果就是“ FALSE” （假），IF 函数就在 D 列的当前单元格中填入一个空格。 第 3 步：单击图 3 中的“格式”按钮（见图 4），在“颜 色”下拉列表选中条件为“真”时显示的字体颜色。也可选择其他字形或选中“删除线”等。 (4) 小提示 选择“条件格式→突出显示单元格规则” 子菜单下的 “重复值”，选择重复书名需要应用的颜色， “确定”后将格式应用于其他单元格，也可以标记出重复购买的图书。区别是公 式“ =COUNTIF（ $B$2:$B2，B2） 1”只标记第二、第三次购买的书名，而“重复值”会标记包括第一次在内的重复购买过的所有书名。 第 4 步：选中 B2 单元格，单击“开始→格式刷” ，拖过需要应用条件格式的区域（例如 B3： B12000）。 B 列中重复购置的图书名称就会应用条件格式，如用红色字体显示书名 或在书名上添加删除线。