外贸业务部门新规制度及工作作业流程.docVIP

外贸部部门制度及工作步骤（暂行） 为了适应企业外贸业务发展需要，使企业外贸业务运作愈加规范化，从而愈加好控制风险，提升运作效率，特制订本制度。 本制度包含以下内容： 通常外贸业务步骤分析及注意事项 外贸业务步骤图 外贸部关键事项汇报制度 用户信息管理制度 网站，平台管理及维护制度 外贸部协议、发票、单证及其它关键文件管理制度 外贸部岗位职责 附件 回复外商询盘函件示例 对外报盘示例 外贸销售协议/形式发票示例 文件及单证要求清单 销售部管理制度 通常外贸业务步骤分析及注意事项 外贸业务整体步骤通常应包含以下多个部分： 早期询/复盘 报价 外销协议磋商及签定 运输安排 制单结汇 用户联络和巩固 早期询/复盘 本阶段关键工作为从网络及其它信息起源搜索适宜外商询盘，并结合实际，有筛选性给予复盘，并对有深入消息回复外商进行跟进管理，直至完成业务或确定无法合作，对于未能达成合作，须注明原因分析。（详见附件《回复外商询盘函件示例》） 本阶段操作关键注意事项以下： 对外商询盘真实性进行分析。 推荐产品应注意：是否符适用户需求，能否满足商品使用地相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品政策信息，有没有强制性限制等。 在报盘之前，还应尽可能了解外商背景，如经过外商网站等了解其进口资质、是否终端用户、企业规模、消费区域，和其产品当地市场行情及动向。 在首次给外商报盘时应尽可能将文件做到细致、完整，可合适配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清楚。 对于外商邮件、传真，标准上在二十四小时内回复；特殊情况需要延期，应立即向外商解释及大约需要时间。 对于每一个发过产品介绍外商全部应在华邦营销管理系统上立即统计，以方便深入跟进操作。 为达成询盘数量最大化，天天各平台需更新50张以上产品信息，外贸经理作不定时检验。 每个周一实施询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向用户统计，已经有客人分析，市场分析，时间为每七天星期一早晨九点半，时间有变另行通知。 各员工每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。 回复客人第一次询盘没有回复，第三天应该重新发送一次，没有回复询盘须做好标识，并不定时将企业新款介绍给用户； 全部用户资源归企业全部，外贸部不能将客人询盘资料及用户信息占为私有或泄漏给其它企业； 报价 本阶段为和外商经过早期询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向以后，向外商提供产品及价格阶段。 本阶段操作关键注意事项以下： 无特殊情况，员工需考虑以C价为初步报价。 用户等级比较高或订单量比较大情况下，员工可选择B价给用户优惠。 报盘价格采取A价需经外贸经理同意。 报盘价格低于A价需经总经理同意 邮件回复用户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需CC给业务经理。 协议\形式发票磋商及签定 本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及协议细节和外商进行深入磋商，以最终达成合作。 本阶段操作关键注意事项以下： 协议签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量判定、付款方法、协议推行时效、违约责任、纠纷处理等必需条款（详见附件《外贸销售协议示例》）。 协议签定前须有完整产品质量汇报，书面送交外商正式确定，作为协议附件。 协议中须明确双方各自进、出口资质，及对应国家进、出口政策及限制。 任何对外协议正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。 其它依据具体产品特征可能包含到协议风险。 如若用户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE（PI）时，员工需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给用户。 待财务部核实收到用户付款后，由财务部在PI上盖章确定及签署到账日期。PI一式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。 运输安排 本阶段是在外贸业务中不可或缺一步骤，具体包含：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。 本阶段操作注意事项以下： 平时要多注意搜集整理货代及船运企业信息，比较价格及服务。 对外协议确定为CIF或CNF等卖方负担运输及运费，应尽早和货代或船运企业联络，咨询船期安排，并在收到国外用户正式信用证后确定船运协议。 在和国外用户签定协议时，应明确我方所定船运企业是否需要对方确定或是否为对方国家所认可，即是否含有向外销目标地国家运输资质，此条亦须在和船运企业协议中明确。如需我方联络货代，员工必需将货代具体信息包含货代企业名称、联络人、联络电话上报外贸部经理。 在运输过程开始之前，员工应该指定运输节点表格，清楚标注每一步时间，地点，安排，联络人及联络方法，文件要求等。 如签定为FOB条款，应尽早和外商指定船运企业联络确定船期，并和工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来成本费用。 如签署为EXW条款，应尽早确定寄件企业及运输期，将运输单号发给用户。 员工务必