电网企业物资合同台账管理系统的建设与实践.docx

电网企业物资合同台账管理系统的建设与实践 一、传统合同台账管理存在的主要问题 数据安全性较差 传统合同台账是用 Excel 表格来记录和管理的， 维护数据时 需对整张表格进行查找、粘贴、复制和手工录入等操作，在这些 过程极易污染其他数据， 造成数据的篡改或丢失， 从而影响合同 的正常履行和结算。 合同信息不共享 传统合同台账管理无法实现合同信息的实时更新， 且无法实 现多人同时操作， 合同信息不能有效互通， 不利于合同信息的汇 总分析。 工作效率低下 电网物资采购货款由预付款、 到货款、投运款和质保金 4 个 部分组成，传统合同管理模式下，所有数据（如签订日期、发票 金额、单据收取时间、操作人等）需人工录入，支付金额需手工 计算和核对，工作量大却难以保证数据的准确性。 风险管控力度较弱 传统合同台账只有单纯的数据记录功能， 对错误录入的数据 缺少必要的提醒或限制功能， 无法校验支付金额的准确性， 存在 较大管理风险。 二、物资合同台账管理主要内容 合同签约管理 物资合同签约是指依据中标结果， 应用统一合同文本， 在规 定时间内完成合同签订工作。及时、规范、高效地完成合同签约 工作是确保招标采购结果的刚性执行， 规范公司各单位和供应商 的履约行为，防范法律风险和商业风险的基础和前提。 合同结算管理 物资合同结算是指按照合同约定和实施进度开展合同物资 的资金预算申报及支付工作。电网物资合同结算严格按照 “三 单”（验收单、 投运单、质保单）管理方式， 统一合同结算单据， 加强物资到货、设备投运、产品质保关键阶段单据管理，加快结 算单据验审和流转， 准确编制资金预算计划， 严格按照合同规定 审核资金支付，准确支付合同资金。 三、物资合同台账管理系统主要功能模块 中标结果导入模块 中标结果下达后， 按照预设的 Excel 模板将结果集中导入到 系统，以此为基础开展后续合同签订、履约及结算工作。导入模 板对字段的类型、 是否必填项以及字段间的逻辑关系等都做了明 确规定， 同时保留系统上线前在执行合同的导入功能， 确保录入 数据的准确性和完整性。 合同审核签订模块 合同基础数据导入后，组织供应商进行线下纸质合同的签 订，将纸质合同关键信息与系统数据进行比对，审核无误后，勾 选对应的合同完成线上审核， 系统自动记录下合同签订日期和审 核人信息； 对于协议库存匹配单， 只有对应的协议库存合同完成 签订后， 才可进行合同签订。 审核过的合同进入合同履约结算流 程。 单据交接管理模块 合同履约完毕后，供应商提交结算单据至供应商服务大厅， 大厅人员初审无问题后，在单据交接模块进行登记并打印交接 单，双方现场办理单据交接。 在本模块大厅人员只需点击操作即 可完成单据交接， 发票金额、 交接日期等交接单内容由系统自动 带出， 提高了单据交接效率； 对于不符合付款条件的则无法登记 （如合同未签订、质保期未到和供应商受处罚暂停付款等），从 源头上保证了合同结算业务的规范性。 合同结算管理模块 合同经办人员对结算单据复核无误后， 录入发票校验号， 修 改发票金额、到货数量等信息（系统默认与合同内容一致，可根 据实际情况修改） ，支付金额由系统根据合同支付方式以及已支 付资金情况自动计算， 合同经办人只需点击操作即可进行支付申 请，保证了合同结算业务的准确性同时减轻了员工工作强度。 图 1 单据登记及合同结算业务流程 月度预算提报前， 系统自动汇总各合同经办人已申请资金的 采购订单，按照预付款、到货款、投运款和质保金四个部分一键 生成下月预算； 次月中旬根据预算批复结果， 点击自动生成支付 计划，财务按照支付计划进行支付， 资金预算和支付计划都可导 出 Excel 表格并打印， 完成线下审核流程。 单据登记及结算业务 流程详见图 1。 合同信息查询模块 物资部门作为业务支撑部门， 需不定期对物资合同的签订情 况、项目类型、资金划分类型等重点数据以及合同应支付情况、 实际支付情况、 未支付原因等相关信息进行统计和分析。 因此系 统要具备从项目名称、 项目单位、 项目性质等多维度进行查询的 功能，方便数据的汇总分析。 基础信息设置模块 包括角色管理、用户管理、日志管理和供应商管理等内容。 角色管理可对不同角色的权限进行设置和调整； 用户管理可对用 户进行增加、删除、冻结、代理以及密码修改等操作；日志管理 可记录和查询每个用户在系统中的操作痕迹； 供应商管理则可对 供应商进行冻结\解冻，以及名称、账号、联系人信息修改等操 作。 四、角色及权限分类 根据业务需要，系统将用户区分为供应商服务中心工作人 员、系统管理员和合同经办人等三类， 具体角色定位及权限设置 描述如下： 大厅工作人员 供应商服务中心工作人员主要负责各类结算单据的登记和 交接工作， 同时为供应商提供相关