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水电档案检索工作研究 论文导读：水电档案的排架，指的是按照一定的规则和方法，把整理 归档的水电档案放入库房即对水电档案实体进行管理，属于水电档案 保管工作的环节;水电档案检索工具是为了介绍和揭示水电档案的内 容与成分而编制的供利用者查找水电档案的各种工具，属于水电档案 检索工作的环节。尤其是随着水电企业现代化建设的不断发展，科学 技术和电子计算机在水电档案工作中的应用，水电档案工作标准化的 开展，全国性水电档案信息网络系统的建立，水电档案检索工具的重 要性更日益突出。 关键词：水电档案，现代化建设，管理工作　　1.水电档案检索工 具的重要性 　　水电档案的排架，指的是按照一定的规则和方法，把整理归档 的水电档案放入库房即对水电档案实体进行管理，属于水电档案保管 工作的环节;水电档案检索工具是为了介绍和揭示水电档案的内容与 成分而编制的供利用者查找水电档案的各种工具，属于水电档案检索 工作的环节。保管与检索这二个环节的工作与收集、整理、鉴定、统 计等环节的工作，为水电档案的提供利用奠定了基础与可能性。要做 好水电档案的利用工作，必须在加强收集、整理等基础工作的同时对 水电档案实体进行科学的管理和编制相应的水电档案检索工具。尤其 是随着水电企业现代化建设的不断发展，科学技术和电子计算机在水 电档案工作中的应用，水电档案工作标准化的开展，全国性水电档案 信息网络系统的建立，水电档案检索工具的重要性更日益突出。 　　2.水电档案的排架方 　　水电档案排架的基本方法有二种 :一种是分类排架法，即按照 水电档案分类大纲所确定的类别 (可以是大类，也可以是属类或小类) 为单位，把相同类别的水电档案放在一起，并且在库房里给每个类别 预留一定数量的空位，以后凡属该类的水电档案都顺序排放在该类的 预留空位上;另一种是大流水排架法，也就是不管水电档案的所属类 别统统按其进馆顺序流水排列。在实际操作中发现二种方法各有利弊。 分类排架法便于按水电档案的类别进行检索，即可以在同一地方找到 和取出不同项目但属同一类别的水电档案，缺点是要预留空位，而事 先预留空位很难做到准确，当每个类别(或某个类别)预留的空位放满 之后往往需要大规模地倒架，这不但费时费力，而且会增加对水电档 案的磨损和引起检索工具的更改等;大流水排架法虽无倒架之优，但 也有缺点，就是在同一位置不能找到属于同一类别但不同项目的水电 档案。二种方法相比而言，应该说是大流水排架法优越于分类排架法。 因为大流水排架的缺点是可能通过编制和使用相应的检索工具来克 服的。通过大流水排架的实践，也说明分类排架法的优点正是大流水 排架法的缺点，就是不能在同一位置找到同一类别但属不同项目的水 电档案，即使是最熟悉库房的工作人员也很难直接从档案架上取出利 用者所需的水电档案材料。对于这一点，我们从一开始就考虑到了， 不但在档案架和档案的内外封面上标有大流水号，而且在分类目录等 检索工具上标有存故地址，水电档案实体虽然没有分类排列，但其目 录还是分类编制的，所以借助于检索工具还是可以对大流水排架的水 电档案按类别进行检索的。 　　因此，根据水电档案二种基本排架方法的优缺点，不同的水电 档案部门可以分别采用。一般来讲:分类排架法比较适用于那些数量 和门类都比较少或者库房与档案柜架都比较充裕的水电档案部门，因 为这些部门可以通过尽量多地给各类别预留空位从而达到减少倒架 的次数或在一定时期内避免倒架的目的。而类似于本馆采用二个分类 大纲的水电档案部门对于执行原分类大纲的那部分水电档案是完全 可以采用分类排架法给每个类别以固定的位置的。大流水排架法可以 说适用于各级各类的水电档案部门，当然要编制和使用相应的检索工 具来克服其缺点。 　　3.水电档案的检索方 　　关于水电档案检索工具，本文将仅从它是供利用者查找水电档 案的工具这一基本功能，通过介绍本馆各种检索工具的发展过程，来 说明编制和使用水电档案检索工具要符合其科学性和应用性的要求。 本馆现有簿式 (包括书本式)和卡片式二种形式的检索工具。簿式的有 水电档案总目录、分类目录、移交书、目录介绍、档案馆指南、工程 项目介绍等，卡片式的有执照目录卡和水电档案案卷著录卡二种:水 电档案总目录是按照水电档案移交归档时间先后顺序排列的，以保管 单位为著录对象的总登记帐。免费论文参考网。它的主要作用是便于 统计、掌握水电企业水电档案的总数，同时也能起到辅助检索的作用， 在建馆初期，由于水电档案较少，利用还不频繁的情况下，总目录可 以应付检索的需要。水电档案分类目录是以保管单