信息沟通控制程序.pdfVIP

1． 目的 对本公司质量、环境、环境、职业健康安全管理体系所要求的外部、内部信息沟通予以控制， 以确保各类信息正确、方便、及时、高效地传递，充分和有效的与相关方沟通，以满足质量、 环境、职业健康安全管理体系运行的需要及顾客的需要。 2． 适用范围 本程序适用于公司内部和与公司外部相关方的信息沟通。 4 ． 职责 4.1 市场部负责建立信息网络， 向营销总经理、 事业部及时正确反馈收集到的产品信息和市场动向。 4.2 事业部商务人员负责合同开始执行前与顾客和其他外部单位的信息沟通。 4.3 项目经理负责合同开始执行至产品交付后与顾客和其他外部单位的信息沟通。 4.5 法律事务部负责与法律部门和其他外部单位的信息沟通。 4.6 证券办负责与上级相关部门的沟通和准备对股民披露的信息。 4.7 各相关部门在信息沟通中，按各自的职责范围落实信息的传递、分析、处理和反馈。 5． 工作程序 5.1 外部信息，但“不限于” a）国家政策、法律、法规和标准类信息，如国家法律、质量标准、产品标准、环境标准等； b）钢结构产品市场信息； c ）顾客问询、招标书、合同或订单及其更改信息； d）相关方反馈意见，特别是相关方的抱怨； e）顾客满意程度调查表； f ）外部审核报告。 5.2 内部信息，但“不限于” a）质量、环境、职业健康安全目标实施情况、内审报告、管理评审报告、质量、环境、职业健 康安全管理体系的运行记录。 b）会议纪要、口头指示、谈话、书面传真、告示、杭萧杂志、意见箱、接待来访、网络版员工 意见与建议等。 5.3 外部沟通 5.3.1 市场部、事业部通过促销等形式正确收集、反馈产品市场动向、发展趋势为公司进行市场规 划、 市场开发提供可靠依据； 在合同签订后还应对重要的顾客进行信息跟踪。市场部负责发出 和及时收回“顾客满意程度调查表” ，及时向质管部、事业部等有关部门传递与催办、检查、 处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。 5.3.2 事业部负责与顾客对产品标书、合同、订单的落实处理进行沟通。 5.3.3 事业部负责合同开始执行后有关的外部沟通，在出现不符合合同规定或任何方提出合同更改 时，负责按《与顾客有关的过程控制程序》规定，与外部相关单位进行联系处理；在竣工验收 时协助市场部做好顾客满意度调查，及时处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。 5.3.4 采购部、执行部按《采购控制程序》规定，对原材料、外协相关方进行信息沟通。 5.3.5 事业部、采购部和其他各部门必须识别相关方提供的产品和服务中的环境因素和风险，并把 运行控制的要求通知相关方； 在公司或施工现场从事涉及重大环境因素的相关方的工作人员应 按《人力资源控制程序》实施培训。 5.3.6 证券办、总经办主动进行与政府、新闻等单位的信息沟通。 5.3.7 总经办是环境、职业健康安全信息与政府和周遍单位交流沟通的归口部门： 5.3.7.1 按政府部门和法规要求负责整理、递交、保存申报资料； 5.3.7.2 接受政府部门和周遍单位的通知、要求、投诉等，及时在内部传递和处理，并根据要求回 复，对于涉及重大环境因素的沟通过程和结果应予以记录，保持“对外重大环境信息沟通 登记表”。 5.4 内部沟通 5.4.1 会议沟通，是指召开部门、工段、班组的执行性、专题性的工作会议。用以下达任务、贯彻 决议、落实工作计划、通报信息、统一认识、协调行动、作出决策和部署贯彻等，使上情及时 下达，下情准确上报，确保质量、环境、健康安全管理体系活动的顺利展开。 5.4.1.1 会前，会议主办部门应确定会议目的和预期要达到的效果： a）首先应拟定会议方案，包括会议主题、开会日期、时间、地点、与会人员、发言安排、文 件准备和会务分工等。 b）其次，要安排具体的议题，包括有关领导提出的议题、反映下级要求的议题和应提交会议 研究的议题，一次会议主要议题不宜过多，重大议题应一会一题。 c ）最后，拟发会议通知。重要会议，发书面通知；一般会议，直接电话或口头通知。通知发 出后，应对被通知人是否收到、能否如期参加会议进行查询落实。 5.4.1.2 会上，会议主持人要掌握会议的进展： a）重要的工作会