文件办理规定.pdf

文 件 办 理 规 定 为实现文件办理的规范化、制度化和科学化，提高文件 的承办效率，现就文件办理的有关事项进一步规范如下： 一、文件收发 1 、凡集团公司办公室发至各部室、各分公司的文件， 必须指定专人签收登记，妥善保管，以防丢失。 2 、上级机关和不隶属单位的来文及集团公司行文均由 集团公司办公室统一收发登记， 然后根据文件的性质、 内容、 轻重缓急，按照职责权限范围分送各领导、各部室、各分公 司。 3 、集团公司上报下发的文件、底稿和正本检查无误后 交档案室一份存档。 4 、对于发至各单位的“密”级文件，各单位必须采取 保密措施，确保安全，处理完毕后及时向档案室移交。 5 、对于没有存档价值的文件，按档案鉴定销毁制度执 行。 二、文件阅办 1 、在一般情况下，集团公司办公室收文后提出拟办意 见，然后分送主管领导批示或主办单位掌握执行，除需会签 外不多头呈送。 2 、各部室、分公司收到文件后，应根据文件的内容和 要求拿出明确的处理意见，文件拟办意见中领导批示需要两 个以上部室共同掌握执行的由第一部室为牵头组织或汇总 部室，文件承办完毕后，要在文件阅办单上写上处理结果。 3 、传阅文件应按排列顺序进行，由送件人直接传送和 回收，严禁部门之间横传。 4 、各部室、分公司接到文件后要及时阅办，及时处理， 不压文，努力提高办文效率。办文时限为：特急件不超过半 天，急件不超过 1 天，一般件不超过 3 天，缓件不超过 1 周。 5 、为防止文件的丢失和泄密，除文件专管人员外任何 人进入办公室、会议室不得随意翻看文件。 印 章 管 理 制 度 一、集团公司所属单位的印章应按有关规定由集团公司 办公室统一刻制，并经备案后方可使用，自行刻制或未经公 司备案一律不准使用。 二、要指定部门设专人管理印章，专柜保管，用后及时 上锁，严防失控和丢失，保证印章的安全。 三、印章管理人员要坚持原则， 不徇私情， 按规定用印， 做到手续严、登记清。 四、因体制变动、机构合并或撤销，印章停止使用时， 应将原印章上交集团公司档案室封存或销毁。 五、对信誉差、问题多的单位行政印章由集团公司统一 管理。 六、严格控制开具空白介绍信、证明信和在空白表格上 盖章。特殊情况使用空白的介绍信，必须经集团公司主管领 导签字批准。 七、集团公司印章的使用履行审批手续，实行用印登记 的办法，具体原则是： 1 、以集团公司名义上报及下发的文件均凭公司领导签 发盖章，加盖印章要端正、清晰，章应盖在发文日期上，印 章必须和文头或署名相符，凡红头文件不必署发文单位名 称。需要代盖印章时应在印章内下端注明“代”字。 2 、各种简报、资料、汇编等均不盖印章。 3 、各部室、分公司正常工作用印按照职责范围持用印 卡片先由公司部门负责人签字再请主管领导批准方可用印。 4 、各分公司使用本单位印章本着对内不对外的原则， 使用时，需由该单位科室负责人签字，经公司分管经理审批 后方可用印。 5 、各分公司以集团公司名义开具介绍信、证明信以及 其它工作需要使用集团公司印章时须持本单位介绍信并经 集团公司主管领导批示后方可用印。 6 、职工本人私事需以集团公司名义开具介绍信、证明 信等必须由职工本人提出申请，按管理程序经集团公司领导 批准方可用印。 7 、机关各部室的印章和业务专用章由各部室负责人把 关使用。 八、各分公司在签定工程合同、劳动合同、分包合同必 须加盖集团公司公章或合同专用章，严禁用分公司的公章对 外签定劳动合同、工程合同、分包合同及担保合同等。 九、对使用公章不当，给集团公司造成经济损失和不良 业绩的，公司给予行政处罚和经济处罚。 消 防 安 全 管 理 制 度 为了加强集团公司