文件编号及文件档案管理规定.pdf

质 量 管 理 体 系 支 持 性 文 件 文 件 编 号 及 文 件 档 案 管 理 规 定 (XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008) 文件序号： 1 1. 目的 对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定， 使文件便于受控 使用和保存。 2. 范围 文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件， 质量体系支持 性文件和相关质量记录、 表单，与质量体系有关的外来文件以及工程 建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。 3. 文件编号规定 3.1 每个文件应有唯一的文件编号； 3.2 代号 文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示； 3.2.1 公司代号： “XCJ”； 3.2.2 质量手册代号： “ZSC”；Z－质量， SC－手册。 3.2.3 程序文件代号： 按 GB/T 19001-2000 （idt ISO 9001:2000 ）《质量管理体系 要 求》中程序文件对应的序号，再加“ CX ”两个字母； CX－程序（所 有产品通用）；JLCX－监理程序； DJCX－代建程序。 3.2.4 支持性文件代号 a. 行政管理类文件：按办公室规定的行文编号 。 b. 技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“ J ”标识； J － 技术。 c. 技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“ G”标识； G－ 管理。 d．记录表单： e．监理/ 代建作业类文件 : 采用主题词汉语拼音第一个字母大写 标识。 监理 / 代建大纲 : “DG”；监理/ 代建合同： “HT”；监理/ 代建规划： “GH”；监理细则： “XZ”；监理/ 代建月报： “YB”；会议纪要： “JY”。 3.2.5 发布年份、文件顺序和版次 文件顺序号用二位阿拉伯数字； 发布年份用四位或二位阿拉伯数字； 版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉： 文件名称： 文件编号： 版本： 修改码： ； 3.3 文件编号方法： 3.3.1 质量手册编号： “XCJ－ZSC－年份” XCJ-公司代号（下同） ；ZSC－质量手册代号（下同） 例如：协诚监理公司 2008 年第二版《质量手册》的编号为： “XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“, 第二版? ”字样 ; 3.3.2 程序文件编号 : “XCJ－CX?.?.? －年份” CX:程序文件代号（下同） ； ?.?.? －GB/T 19001-2000 （idt ISO 9001:2000 ）《质量管理体 系 要求》中程序文件对应的序号 ( 下同 ) 例如：协诚监理公司 2008 年第二版 《文件控制程序》的编号为： “《XCJ－CX4.2.3 －2008》”，并在合订册封面标“ , 第二版? ”字样； 3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号： “XCJ—CX?.?.?/[ J+ （文件顺序号）] －编制年份或修改年份” J- 技术质量文件代号 例如：协诚监理公司 2007 年