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文件档案管理制度 1 武汉市红利医用纺织品有限责任公司 文 件 档 案 管 理 制 度 编制单位：行政部 编制时间：二○一一年二月十七日 文件档案管理制度 《文件档案管理制度》 为了加强公司文件、 合同等重要资料的档案管理工作， 进一 步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。 一、档案管理方式与组织 公司档案以集中管理为主， 采取集中与分散管理相结合的方 式。即公司档案由综合办公室集中统一管理， 相关部门分类管理 相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落 实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。 二、归档档案范围 （一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建 议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。 （二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司 的请示及上级机关的批复等。 （三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会 议记录、统计报表及简报等。 （四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。 （五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件 资料。 （六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照 片、录音、录像等资料。 （七）公司内部的各项管理制度。 （八）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总 结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。 （九）反映主要职能活动的报告与总结。 （十）其他反映经营管理业务活动， 具有查考价值的文件资 料。 三、相关档案管理责任目标 （一）文书档案、人事管理档案：由综合办公室负责抓好机 关文书、 合同等档案的归档管理； 业务档案资料由相关部门指定 专人负责管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后， 一般情况下交由综合办公室登记， 并实行统一保管和归档， 相关 部门只留存复印件。 （二）财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等 资料的定期归档。 （四）（三）合同档案：各科室要强化合同文书档案管理意 识。凡各科室及在分管领导指导下签订， 或指导协调辖属企业签 订，或有关部门签订的，与粮食系统有关的合同，各相关科室要 在 10 日内将所负责签订的合同原件报送市局办公室，由专人进 行保管。特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件。机 关合同签订实行“全程负责制” 。各科室要强化合同签订的法律 意识和责任意识， 请司法部门及律师帮助审核， 使合同的签订置 于法律框架之内，确保合同签订的严肃性。各相关 科室将合同档案报送办公室存档的同时， 要继续认真抓好合 同期限、 合同执行效果等情况跟踪落实， 并及时与办公室联系或 向分管领导报告合同执行有关情况， 提出相关的意见和建议， 确 保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的科室“全程负 责制”落到实处。 （五）基建保卫档案：由基建保卫科负责抓好基建项目、安 全生产等相关档案管理工作。 （六）业务档案： 由调控储运科负责抓好仓库储粮情况等资 料档案的管理。 （七）审计档案： 由审计科负责抓好年度离任审计等文件资 料的整理归档。 四、档