文件管理制度拟稿.pdf

文件档案管理制度 一 总则 目的： 为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效 率，特制定本制度。 范围： 本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理 。 二 文件分类 公司内文书分类主要分为 A 类机要文件、 B 类重要文件、 C 类普通文件三 类。 （一） 机要文件 （A 类） 1. 公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记 材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件； 2. 公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录 （纪要）、会议决议及《任务督办书》等； 3. 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料； 4. 财务类各种对内统计报表、各类单据； 5. 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等； 6. 所有涉及保密工作的文件资料； 7. 其他有所定义的机要文件。 （二） 重要文件（ B 类） 1. 外来文件： 政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、 各类标 准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等； 2. 公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等； 3. 与公司经营管理相关的各类统计报表； 4. 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等； 5. 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标） 、程序 文件、质量记录、作业文件等； 6. 技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、 任务书、协议书、验收标准、评审意见等。 7. 行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等； 8. 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等； 9. 公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录 （纪要）、发放/ 回收记录等； 10. 各部门的工作计划、总结等； 11. 本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音 像资料等； 12. 以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训 材料； 13. 各种形式的涉密文件， 包括涉密的呈批文件、 会议记录 （纪要）等； 14. 公司内部培训的课件，包括 PPT 和其他相关的文字、音像材料。 （三） 普通文件（ C 类） 1. 各部门非涉密呈批文件。 2. 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要） 。 3. 公司内部培训的课件，包括 PPT 和其他相关的文字、音像材料。 4. 公司的简报、内刊。 5. 公司购买的各类图书、报纸、杂志。 6. 其他公司定义的普通文件。 三 文件制作规定 凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。 （一） 红头文件 1. 红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文； 2. 以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求， 凡接到文件 的公司或部门应严格按照文件内容执行； 3. 红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下： 3.1 红头文件模板请参见附件 MK/WJ-01 《红头文件》模板； 3.2 用纸要求：标准